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Economistes nº 313. 1.ª Quincena julio 2006 Publicamos el artículo La gestión documental en las empresas, una herramienta óptima para aprovechar la información, resumen de la sesión de trabajo que impartieron en el COEV, Beatriz Abascal y David Seguí, documentalistas de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios, y que en el número 312 de economistes se reprodujo con errores de transcripción.

Lagestión documental en las empresas, una herramienta óptima para aprovechar la información
La Comisión de Fiscal del Colegio de Economistas de Valencia, en colaboración con Deloitte Abogados y Asesores Tributarios, organizó el pasado 4 de mayo la sesión de trabajo La gestión documental en las empresas. Una aproximación práctica, en la que Beatriz Abascal, directora del Centro de Documentación yGestión del Conocimiento de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios, y David Seguí, documentalista de su equipo en la oficina de Valencia, ofrecieron un enfoque práctico, con ideas útiles y consejos para implantar un buen sistema de gestión documental.

La gestión documental es el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y, en definitiva, a gestionar los documentos de unacompañía con la finalidad de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible. Federico Varona, presidente de la Comisión de Fiscal, dijo, al presentar la sesión de trabajo, que “a nadie se le escapa que uno de los problemas actuales de las organizaciones es la gestión documental. Debemos aprender a hacerlo para así poder gestionar la información ordenada previamente, y así poder gestionarel conocimiento”. La conferencia fue, además de una lección práctica, una invitación a reflexionar sobre la importancia de la gestión documental en las compañías de servicios profesionales. David Seguí, documentalista de la oficina de Valencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios, inició la sesión de trabajo explicando que los documentalistas y archiveros son perfiles profesionales pococonocidos, que, de momento, solamente Cataluña ha apostado por crear y promocionar un colegio profesional que los represente. Seguí comentó irónicamente la imagen de “tipos raros, con gafas, con mucho tiempo libre y que sólo se dedican a la lectura” que persigue, no sólo a los bibliotecarios, sino también a documentalistas y archiveros. “Somos muy profesionales, no todo el mundo vale para archivar(igual que tampoco todo el mundo vale para auditar o asesorar), por eso a veces los archivos están como están”, lamentó Seguí, quien se encargó de matizar que el bibliotecario o archivero de un centro de documentación perteneciente a una empresa especializada en algún sector no se encarga sólo de “prestar el Quijote al abogado. Además de darle un libro que trata del Impuesto sobre Sociedades, escapaz de proporcionarle un artículo aparecido en una revista sobre el mismo tema o un informe elaborado por un compañero”. David Seguí definió el documento como “cualquier objeto material que aporte información, independientemente del soporte”, y el archivo como el “conjunto de documentos que produce o recibe un individuo, institución u organismo en el ejercicio de sus actividades”. Antes dedescribir los conceptos básicos del tratamiento documental, explicó los malos hábitos muy frecuentes en las empresas respecto a la acumulación de documentos. En primer lugar, es frecuente que se acumulen en una sala todos los documentos sin ningún criterio. “Las carpetas de los clientes se amontonan en una habitación junto al ordenador que ya no se usa, la máquina de escribir sin tinta y los palos degolf rotos del jefe. Allí no hay quien se aclare”. En estos casos, la mayoría de directivos no invierten en la implantación de sistemas de gestión documental para ganar tiempo o atajar el problema de raíz, su preocupación es a corto plazo: vaciar el cuarto. “Suelen recurrir a servicios de outsourcing que, en muchas ocasiones, no solucionan el problema”. También suele ocurrir que cada profesional...