Diagnostico documental


1.En que consiste la búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores ?
Consiste en recolectar información acerca de la administración, estado de conservación, y nivel de organización de la documentación y otros aspectos generales como la infraestructura y el entorno físico en el que se encuentran los documentos.
1. Cuál es su objeto ?
Facilitar la labor de organización, tantoen la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución y establecer posibles variables.
2. Qué son y para qué sirven los manuales de funciones y procedimientos, los estatutos y el organigrama ?
*Manual de funciones y procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de unaunidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y suvigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada lasactividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas detrabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisisposterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
* Estatutos
El Estatuto es la norma general de la organización y sirve para regular y normar su vida, por lo que todos sus miembros deben conocer y utilizar el conjunto de reglas que allí se establecen. Es obligación de la dirigencia, entregar copia del Estatuto a cada uno de los miembros de la organización; y, sino fuera posible, poner uno o más ejemplares a disposición de ellos a fin de que saquen copias por su cuenta.
* Organigramas
Estos son el medio que utilizan las empresas para el análisis teórico y la acciónpractica de la administración.
También es la representación gráfica de la estructura orgánica y funcional de todas las unidades que integran la organización la organización indicando susaspectos más importantes como son las relaciones jerárquicas, de comunicación y de coordinación. También indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos, desde el mayor hasta el menor.
Los organigramas pueden ser utilizados para diversos propósitos, todo dependerá de su modalidad. Entre estas finalidades existen las siguientes.
Ofrece una visión general de la estructuraorganizativa de la institución.
Representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información.
Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución.
Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y de sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica.
Ofrece elementos de juicio para identificar...