diagrama de flujo

Diagrama de Flujo
(Flow Chart)

¿Qué es?

Un Diagrama de Flujo es una representación pictórica de los pasos en un proceso, útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos en un proceso se relacionan entre sí, sepuede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los Diagramas de Flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde al flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta y ofrecer un producto. Los Diagramas de Flujo detallados describen la mayoría de los pasos en un proceso. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, elequipo completo normalmente desarrollará una versión de arriba hacia abajo; luego grupos de trabajo más pequeños pueden agregar niveles de detalle según sea necesario durante el proyecto.

¿Cuándo se utiliza?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasosinnecesarios y círculos de duplicación de trabajo. Algunas aplicaciones comunes son:

Definición de proyectos:

Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo
Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
Involucrar a trabajadores en losesfuerzos de resolución de problemas para reducir la resistencia
futura al cambio.

Identificación de las causas principales:

Desarrollar planes para reunir datos.
Generar teorías sobre las causas principales.
Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.
Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.Diseño de soluciones:

Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
Identificar las organizaciones que serán afectadas por los cambios propuestos.

Aplicación de soluciones:

Explicar a otros el proceso actual y la solución propuesta.
Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.

Control (retener lasganancias).

Revisar y establecer controles y monitorías al proceso.
Auditar el proceso periódicamente para asegurar que se están siguiendo los nuevos procedimientos.
Entrenar a nuevos empleados.

¿Cómo se utiliza?

La metodología para preparar un Diagrama de Flujo es:

1. PROPÓSITO- Analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en la pared y consultarla encualquier momento para verificar que su Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretenden.

2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.

3. DEFINIR LOS LÍMITES- Después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.

4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS- Utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo,presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.

5. HACER PREGUNTAS- Para cada input, haga preguntas como:

¿Quién recibe el input?
¿qué es lo primero que se hace con el input?

6. DOCUMENTAR- Documentar cada paso en la secuencia, empezando con el primer (o último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:

¿Qué produce este paso?
¿Quién recibe este resultado?
¿Quépasa después?
¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?

7. COMPLETAR- Continuar la construcción del diagrama hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentran un segmento del proceso que es extraño para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.

8.Revisión-...