Diagrama de flujos para la organizacion de documentos
Páginas: 3 (641 palabras)
Publicado: 24 de febrero de 2011
DIAGRAMA DE FLUJOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
-----------------------
INICIO
Cada dependencia de laempresa hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas).
Cada dependencia de la empresa en desarrollo de susfunciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados
Se organizan los archivos con base en las TRD?
Las entidades deben implementar las Tablas de Retención Documental
No
SiLas dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.
Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores?
Consulta el Manualde la TRD o pide asesoría al equipo de Gestión Documental y Archivo.
No
Si
La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie, siguiendo el métodopreestablecido.
Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas?
Consulta el Manual de la TRD o pide asesoría al equipo de Gestión Documental y Archivo
No
Si
La dependencia ubica losdocumentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
Se elaboran inventarios documentales?
Adoptar elformato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia, funcionario y transferencia.
No
Si
La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboracióny actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia
Se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final?
No
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a loseñalado, además se aplican directrices.
Si
La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha...
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
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INICIO
Cada dependencia de laempresa hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas).
Cada dependencia de la empresa en desarrollo de susfunciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados
Se organizan los archivos con base en las TRD?
Las entidades deben implementar las Tablas de Retención Documental
No
SiLas dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.
Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores?
Consulta el Manualde la TRD o pide asesoría al equipo de Gestión Documental y Archivo.
No
Si
La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie, siguiendo el métodopreestablecido.
Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas?
Consulta el Manual de la TRD o pide asesoría al equipo de Gestión Documental y Archivo
No
Si
La dependencia ubica losdocumentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
Se elaboran inventarios documentales?
Adoptar elformato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia, funcionario y transferencia.
No
Si
La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboracióny actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia
Se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final?
No
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a loseñalado, además se aplican directrices.
Si
La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha...
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