Diagrama de flujos y de procesos

DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA

El diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica que
muestra todos los pasos de un proceso. Utiliza símbolos fáciles de
reconocer para representar el tipo de operación realizada.
Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:
Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un
proceso:

Operación: Representa unaetapa del proceso. El nombre de la etapa y de
quien la ejecuta se registran en el interior del rectángulo:

Documento: Simboliza al documento resultante de la
respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda:

operación

Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una
decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen
del rombo muestranla dirección del proceso, en función de la respuesta
real:

El siguiente es un ejemplo simple de un flujograma:

Estudiando estos diagramas por lo general se consiguen vacíos que
son fuentes potenciales de problemas. Ellos pueden ser aplicados en
cualquier área, desde la fabricación de un producto hasta la elaboración
de una factura.
Cuando se utilizan estos diagramas para identificarproblemas, se
siguen los siguientes pasos en el análisis
1. Trazar un diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que
éste sigue actualmente.
2. Trazar un diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que el
mismo debiera seguir si todo trabajara correctamente.
3. Comparar los diagramas para encontrar las diferencias, ya que ahí
es donde radica el problema.

A continuación sepresenta un ejemplo de un flujograma que indica
también quién es el responsable de la actividad:
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA
ELABORAR UNA COTIZACION

TAPAS CORONA, S.A.
CLIENTE

COORD. ADMINIST.
DE VENTAS

GERENTE DE
COMERCIALIZACION

HOJA:
1 DE 2
FECHA:
COORD. DE CREDITO
COORDINADOR DE
Y COBRANZAS
TRAFICO Y DISTRIB.

INICIO

Solicitar oferta
comercial sobre un
productoLlenar la
Forma GC-09

Entregar al Gerente
de Comercialización

Corregir los errores
vistos por el Gerente
de Comercialización

Revisar la
Cotización

NO

La Cotización
está correcta

SI

Firmar la
Cotización

Enviar a la
Coordinadora

A

Administ de Ventas
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA
ELABORAR UNA COTIZACION

TAPAS CORONA, S.A.
CLIENTE

COORD. ADMINIST.
DEVENTAS

GERENTE DE
COMERCIALIZACION

HOJA:
2 DE 2
FECHA:
COORD. DE CREDITO
COORDINADOR DE
Y COBRANZAS
TRAFICO Y DISTRIB.

A

Original de
la Cotización

Enviar la
Cotización al
Cliente

Revisar Cotización

NO

Aprueba la
Cotización

SI
Notificar a la Coord.
Administrativa de
Ventas de la aceptación
de la Cotización

Notificar a la Coord.
Administrativa deVentas la NO
aceptación de la
Cotización

Dar copia al Coord.
De Trafico y
Distribución y a la
Coord. de Crédito y
Cobranzas

Copia de
la Cotización

Copia de
la Cotización

Copia de
la Cotización

Archivo del
cliente

Archivo del
cliente

Archivo del
cliente

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas típicas que se deben
hacer son:
1. QUE. ¿Que operacionesson realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar
algunas operaciones, combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el
producto para facilitar la producción?
2. QUIEN. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación
para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse
las operaciones para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o
las condiciones detrabajo?
3. DONDE. ¿En donde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la
distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las
operaciones sean más accesibles?
4. CUANDO. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de
retrasos o almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de
botella?
5. COMO. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores...