Diagramas de flujo de datos

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

1. DEFINICIÓN Y UTILIDAD:
LOS DIAGRAMAS DE FLUJO -TAMBIÉN CONOCIDOS COMO FLUXOGRAMAS- SON “…UNA REPRESENTACIÓN GRÁFICA MEDIANTE LA CUAL SE REPRESENTAN LAS DISTINTAS OPERACIONES DE QUE SE COMPONE UN PROCEDIMIENTO O PARTE DE ÉL, ESTABLECIENDO SU SECUENCIA CRONOLÓGICA. CLASIFICÁNDOLOS MEDIANTE SÍMBOLOS SEGÚN LA NATURALEZA DE CADA CUAL.”1 ES DECIR, SON UNA MEZCLA DESÍMBOLOS Y EXPLICACIONES QUE EXPRESAN SECUENCIALMENTE LOS PASOS DE UN PROCESO, DE FORMA TAL QUE ESTE SE COMPRENDA MÁS FÁCILMENTE.
SE LES LLAMA DIAGRAMAS DE FLUJO PORQUE LOS SÍMBOLOS UTILIZADOS SE CONECTAN POR MEDIO DE FLECHAS PARA INDICAR LA SECUENCIA DE LA OPERACIÓN, EN POCAS PALABRAS SON LA REPRESENTACIÓN SIMBÓLICA DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
ESTA HERRAMIENTA ES DE GRAN UTILIDAD PARAUNA ORGANIZACIÓN, DEBIDO A QUE SU USO CONTRIBUYE EN CON EL DESARROLLO DE UNA MEJOR GESTIÓN INSTITUCIONAL, EN ASPECTOS COMO:

• MUESTRAN DE MANERA GLOBAL LA COMPOSICIÓN DE UN PROCESO O PROCEDIMIENTO POR LO QUE FAVORECEN SU COMPRENSIÓN AL MOSTRARLO COMO UN DIBUJO. EL CEREBRO HUMANO RECONOCE FÁCILMENTE LOS DIBUJOS. UN BUEN DIAGRAMA DE FLUJO REEMPLAZA VARIAS PÁGINAS DE TEXTO.
• PERMITENIDENTIFICAR PROBLEMAS TALES COMO CUELLOS DE BOTELLA O POSIBLES DUPLICIDADES QUE SE PRESENTAN DURANTE EL DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS, ASÍ COMO LAS RESPONSABILIDADES Y LOS PUNTOS DE DECISIÓN.
• FACILITAN A LOS FUNCIONARIOS EL ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS, MOSTRANDO GRÁFICAMENTE QUIÉN PROPORCIONA INSUMOS O RECURSOS Y A QUIÉN VAN DIRIGIDOS.
• SIRVEN COMO HERRAMIENTA PARA CAPACITAR A LOS NUEVOSFUNCIONARIOS, Y DE APOYO CUANDO EL TITULAR RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO SE AUSENTA, DE MANERA QUE OTRA PERSONA PUEDA REEMPLAZARLO.
• LA CREACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO ES UNA ACTIVIDAD QUE AGREGA VALOR, PUES EL PROCESO QUE REPRESENTA ESTÁ DISPONIBLE PARA SER ANALIZADO, NO SÓLO POR QUIENES LO LLEVAN A CABO, SINO TAMBIÉN POR TODAS LAS PARTES INTERESADAS QUE APORTARÁN NUEVAS IDEAS PARA CAMBIARLO YMEJORARLO.

2. CONSTRUCCIÓN DE LOS DIAGRAMAS
LA CONSTRUCCIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO IMPLICA LA CONSIDERACIÓN DE UNA SERIE DE PASOS, MISMOS QUE SIRVEN DE GUÍA PARA SU DISEÑO, ESTOS SE PRESENTAN A CONTINUACIÓN:

• CONFORMAR UN GRUPO DE TRABAJO DONDE PARTICIPEN AQUELLOS QUE SON RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN Y EL DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INTERRELACIONADOS Y QUECONSTITUYEN UN PROCESO.
• ESTABLECER EL OBJETIVO QUE SE PERSIGUE CON EL DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS Y LA IDENTIFICACIÓN DE QUIÉN LO EMPLEARÁ, YA QUE ESTO PERMITIRÁ DEFINIR EL GRADO DE DETALLE Y TIPO DE DIAGRAMA A UTILIZAR.
• DEFINIR LOS LÍMITES DE CADA PROCEDIMIENTO MEDIANTE LA IDENTIFICACIÓN DEL PRIMER Y ÚLTIMO PASO QUE LO CONFORMAN, CONSIDERANDO QUE EN LOS PROCEDIMIENTOS QUE ESTÁNINTERRELACIONADOS EL COMIENZO DE UNO ES LA CONCLUSIÓN DEL PROCESO PREVIO Y SU TÉRMINO SIGNIFICA EL INICIO DEL PROCESO SIGUIENTE.

UNA VEZ QUE SE HAN DELIMITADO LOS PROCEDIMIENTOS, SE PROCEDE A LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PASOS QUE ESTÁN INCLUIDOS DENTRO DE LOS LÍMITES DE CADA PROCEDIMIENTO Y SU ORDEN CRONOLÓGICO

• AL REALIZAR LA UBICACIÓN DE LOS PASOS SE DEBEN IDENTIFICAR LOS PUNTOS DE DECISIÓN YDESARROLLARLOS EN FORMA DE PREGUNTA, LA PRESENTACIÓN DE LAS DOS RAMAS POSIBLES CORRESPONDIENTES SE IDENTIFICAN CON LOS TÉRMINOS SI/NO.
• AL TENER IDENTIFICADOS Y UBICADOS LOS PASOS EN ORDEN CRONOLÓGICO, ES RECOMENDABLE HACER UNA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO CON EL FIN DE CORROBORAR QUE EL MISMO SE ENCUENTRA COMPLETO Y ORDENADO, PREVIENDO ASÍ LA OMISIÓN DE PASOS RELEVANTES.
• CONSTRUIR EL DIAGRAMA RESPETANDOLA SECUENCIA CRONOLÓGICA Y ASIGNANDO LOS CORRESPONDIENTES SÍMBOLOS.

2.1. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
AL MOMENTO DE ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO DEBEN CONSIDERARSE LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
ENCABEZADO DEL DIAGRAMA DE FLUJO, ESTE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

• NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN.
• TÍTULO, O SEA DIAGRAMA DE FLUJO.
• DENOMINACIÓN DEL PROCESO O...