Diagramas de Flujo

3.8.1 DIAGRAMAS DE FLUJO
DEFINICION
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.
Es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa deproceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Chiavenato Idalberto, Año 1993El diagrama de flujo ofrece:
Una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones deinterdepartamentales.
Características


Ventajas
Rápida comprensión de las relaciones
Análisis efectivo de las secciones
Comunicación con el usuario
Documentación adecuada de los programas
Codificación eficaz de los programas
El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso
Son una excelente herramienta para capacitar a losnuevos empleados y también a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Desventajas
Suelen ser laboriosos
Difícil de seguir si tiene diferentes caminos
No existen normas fijas en su elaboración
Los diagramas de flujo nos indican:
Dónde comienza el proceso.
Todas las actividades que se realizan.
Todas las tomas de decisiones que se hacen. Tiempos de espera.Cuáles son los resultados.
Dónde termina el proceso.
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo como un instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.
La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de procesos.
Frecuentemente los sistemas(conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una representación de una realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama deflujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse confacilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.
Desarrollo del Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo debe ser realizado porun equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.
Identificar el inicio y el final de un proceso.
Definir etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas).
Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo y/o de Izquierda a derecha...