Diapositivas 3ra Semana

El Artículo 5 del
Decreto 2609 de 2012
Decreto número 2482 del 3 de diciembre
de 2012

Mabel Cristina Tobar
Sandoval

QUE EL DECRETO NÚMERO 2482 DEL 3 DE DICIEMBRE DE
2012
“por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión”, tiene como objeto
adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como
instrumento de articulación y reporte de laplaneación, se busca un
Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus
espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en
procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios.
 
Que
en
mérito
de
lo
expuesto,
 

DECRETA:
 
CAPÍTULO I
Gestión de Documentos

Artículo  1°. Ámbito de aplicación. El presente decreto
comprende a la Administración Pública en susdiferentes
niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de
las entidades territoriales indígenas y demás entidades
territoriales que se creen por ley; de las divisiones
administrativas; las entidades privadas que cumplen
funciones públicas, a las entidades del Estado en las
distintas ramas del poder; y demás organismos
regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de
Archivos).Artículo  2°. Tipos de información. Las normas del
presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de
información producida y/o recibida por las entidades
públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en
general por cualquier persona que desarrolle actividades
inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido
delegados por esta, independientemente del soporte y
medio de registro (análogo o digital)en que se produzcan, y
que se conservan en:

a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
 
b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
 
c) Sistemas de Información Corporativos.
 
d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.
 
e) Sistemas de Administración de Documentos.
 
f) Sistemas de Mensajería Electrónica.
 
g) Portales, Intranet y Extranet.
 
h) Sistemas de Bases de Datos.
 
i)Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y
audio (análogo o digital), etc.
 
j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
 
k) Uso de tecnologías en la nube.
 

Artículo  3°. Responsabilidad de la gestión de
documentos. La gestión de documentos está asociada a
la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de
las funciones y al desarrollo de losprocesos de todas las
entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de
los servidores y empleados públicos así como los
contratistas que presten servicios a las entidades
públicas, aplicar las normas que en esta materia
establezca el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.

Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política,
planesy programas del sector de las tecnologías de la
información y las comunicaciones es del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Artículo 4°. Coordinación de la gestión
documental. Teniendo en cuenta que la
gestión documental es un proceso transversal
a toda la organización, los diferentes
aspectos y componentes de la gestión de
documentos deben ser coordinados por losrespectivos Secretarios Generales o quienes
hagan sus veces, a través de las oficinas de
Archivo de cada entidad.

Artículo 5°. Principios del proceso de
gestión documental. La gestión de
documentos en toda la administración
pública se regirá por los siguientes
principios.

a) Planeación. La creación de los documentos
debe estar precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que determinela
utilidad de estos como evidencia, con miras a
facilitar su gestión. El resultado de dicho
análisis determinará si debe crearse o no un
documento.
 
b) Eficiencia. Las entidades deben producir
solamente los documentos necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos o los de una
función o un proceso.

c) Economía. Las entidades deben evaluar en
todo momento los costos derivados de la...