Diceño Y Control De Formas

• Diseño de formas.
Consideraciones generales en el diseño de formas
Con el análisis de formas se ha probado la necesidad (le contar con datos específicos en los sistemas contables y de informaciónadministrativa. Es decir, primero hay que investigar:
➢ La función de una forma
➢ Cuándo se empleará la forma
➢ Cuántas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisióny almacenamiento
➢ Quién llena la forma y quién la utiliza 5 Cuántas unidades de la forma se requieren al año
Las formas pueden clasificarse en:

Generales: Se elaboran indistintamente envarias oficinas de la empresa.
De oficina: Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon.
De inter oficina. Se originan en una oficina ypasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.
• Control de formas
No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades decada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad dedestruirlas, En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.




• Objetivos de las formas
En una perspectivamoderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos másimportantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costarámucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante
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