Diez Sugerencias Para Mejorar El Uso Del Correo Electrónico De Los Directivos

Diez sugerencias para mejorar el uso del correo electrónico de los directivos
Tomado de : http://www.navactiva.com/web/es/amngm/doc/articulos/2005/01/45226.php?np=1
http://www.navactiva.com/web/es/amngm/doc/articulos/2005/01/45226.php?np=2

¿Qué dice su correo electrónico de usted como directivo?
Mucho, afirma David A. Owens, profesor de administración de Owen School of Management de laUniversidad de Vanderbilt. Es una ventana que permite ver la posición que ocupa en el lugar de trabajo, sus hábitos, su nivel de estrés y hasta incluso su personalidad, afirma. Owens es un gurú del comportamiento organizativo que, a partir de un fragmento de un mensaje de correo electrónico anónimo, es capaz de deducir el rango jerárquico y hasta la antigüedad en la empresa del remitente.

El correoelectrónico constituye hoy un canal de comunicación sumamente valioso para los directivos, pero podemos caer en el abuso si lo tomamos demasiado a la ligera o lo utilizamos en exceso. A continuación se ofrecen diez sugerencias básicas para un mejor uso y administración del correo electrónico

1. Utilice el correo electrónico como un canal de comunicación, pero no como el único. Es rápido ysencillo. Puede servir para llevar un registro de las conversaciones. Permite enviar mensajes de gran efecto a cualquier parte del mundo con un solo clic. Pero también induce a algunos jefes a pensar que pueden dirigir a grandes grupos de personas mediante el simple envío periódico de mensajes grupales, señala Owens. Utilice el correo electrónico con criterio, pero no pretenda dirigir su compañía porese medio. No conseguirá comunicarse con todas las personas con las que necesita hacerlo y no hará notar su presencia.

2. Sea breve y afable y evite que las conversaciones se prolonguen demasiado. Debe tener en cuenta que muchos de los mensajes que ocupan más de una pantalla no son leídos inmediatamente, sino que quedan relegados hasta el final de la jornada o hasta la mañana siguiente. Sepatambién cuándo es el momento de soltar el mouse e ir a hablar con alguien o descolgar el auricular del teléfono. Existe un punto en el que el correo puede convertirse en una pérdida de tiempo.

3. Envíe mensajes detallados y comprensibles. Exprese lo que realmente desea que se haga. Empiece por la línea del asunto: debe ser clara y convincente (y no tenga reparos en modificarla cuando cambie eltema de la conversación). Asegúrese de quién tiene que figurar realmente en las líneas de destinatarios y de copia. Especifique claramente las prioridades y las acciones que deben llevarse a cabo. Enúncielas detalladamente en forma de listas o con viñetas. Incluya un botón de respuesta o algún otro mecanismo si necesita constancia de que todos los destinatarios han leído y comprendido el mensaje.4. Invite a los destinatarios a que respondan con preguntas. Es una forma de mantener abierta la puerta de su despacho.

5. Si tiene que expresar su enojo, aguarde a las reuniones cara a cara.

Los mensajes incendiarios, muy críticos o envenenados pueden volverse en su contra. Dado que el destinatario no puede ver la expresión de la cara ni los gestos del remitente, los mensajes concisospueden interpretarse como muestras de aspereza. Controlará mucho mejor el mensaje y el efecto que tiene en el interlocutor si lo comunica en persona o por teléfono.

6. Asimismo, sus mensajes no tienen que estar reñidos con el sentido del humor, pero es recomendable reducir al mínimo los iconos gestuales (emoticones), los iconos de caras sonrientes y los chistes. Los iconos de caras sonrientes leayudan a indicar que está bromeando. Pero un exceso de mensajes con bromas puede frustrar sus intentos de escribir otros serios. ¿Y los mensajes con chistes? Están prohibidos en algunas compañías. Antes de enviarlos o pasarlos, evalúe los riesgos, aconseja Owen. Por lo general, tienen más inconvenientes que ventajas, pero todos necesitamos reír de buena gana de vez en cuando. También en este caso,...