Diferencia

Editorial: LA DIFERENCIA ENTRE UN PROYECTO Y UN PROCESO
Por Jose Carlos Arce Rioboo. Explica la diferencia entre un proyecto y un proceso operativo de una empresa o institución y como en muchas ocasiones creemos que desarrollamos proyectos, pero en realidad estamos ejecutando solamente un proceso. En muchas organizaciones la única manera de conseguir recursos o presupuesto adicionales es através de proyectos. Con los años este dinero es utilizado en trabajos normales rutinarios, pero año con año, se sigue pidiendo ese presupuesto manejando el trabajo como proyecto cuando ya no lo es mas. Por otro lado hay muchos gerentes de proyecto que ven todo como proyecto: implementar un nuevo sistema de administración de proyectos, es un proyecto; desarrollar un nuevo producto, es un proyecto. Perohay trabajos que están consumiendo recursos que se deben dedicar a proyectos reales que se utilizan en el otro tipo de trabajo: procesos de negocio. Es importante saber distinguir cuál es cuál. Las organizaciones realizan dos tipos de trabajo, o dicho de otra manera hay dos maneras en que el trabajo puede llevarse a cabo: mediante procesos de trabajo o mediante proyectos. Todo lo nuevo o lomejorado que ocurre es un proyecto. Todas las operaciones rutinarias requieren de procesos de trabajo. Un proyecto es un esfuerzo temporal que produce un producto, un entregable o un servicio (en la amplia definición de los mismos) únicos. Debido a que un proyecto es temporal, se debe para realizarlo, conjuntar a un equipo que construye y ejecuta un plan. Al acabar, el equipo se desintegra y regresa asus miembros a sus lugares de origen. Si el equipo sigue trabajando y el proyecto parece empezar de temporada en temporada, mes con mes o año con año, probablemente la primera vez fue un proyecto que el propio equipo ejecutó y al cual se le delegaron las responsabilidades de repetirlo de manera recurrente y repetitiva pero ahora están trabajando en un proceso. Un proceso es un esfuerzo que se puedeconsiderar como permanente en el sentido de que produce un entregable o un producto repetitivo (aunque puede tener pequeños cambios, y la manera de manejar dichos cambios debería de ser un proceso o parte del mismo). Cada vez que se realiza el proceso, se obtiene más o menos el mismo producto o output.. Como el proceso es permanente, hay personas asignadas a realizarlo que hacen básicamente elmismo conjunto de tareas y trabajos cada vez que el proceso se lleva a cabo. Ambos son un conjunto interrelacionado de actividades que van transformando insumos en productos o entregables (agregándoles valor). Los proyectos, en ese conjunto de actividades interrelacionadas y dependientes entre ellas, contienen actividades distintas, diferentes, únicas, que probablemente nunca se hayan realizadoantes en la organización y que no se asemejan a lo que antes se ha hecho. Los procesos u operaciones son un conjunto de actividades, también interrelacionadas y dependientes que ya se han hecho de manera similar por lo menos una vez antes en la organización. Ambos, los procesos y los proyectos requieren de administrarse, pero solo sabiendo la diferencia entre ellos podremos elegir las técnicas yherramientas administrativas necesarias para llevarlos a cabo. Los proyectos requieren de administración de proyectos, pero los procesos requieren de administración de procesos. Utilizar administración de proyectos para administrar la operación de toda una organización es altamente ineficiente. Supongan que cada vez que una empresa de entregas que va a transportar un paquete, reuniera a un equipo deproyecto para realizar un plan y ejecutar y monitorear las actividades del envío. Es ridículo, ¿por qué? , porque ya se saben los requerimientos del cliente y se saben las tareas que se necesitan realizar para hacerlo, aunque el destino sea distinto cada vez,

el peso del paquete, etc.. Se tienen un costo y un calendario para el proceso y es parte del presupuesto anual (de operaciones) y del...