Digitación

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APUNTES DE ENCUADRE


Es de suma importancia en el comercio saber redactar una carta comercial. Sin embargo, el trabajo de una Secretaria (o) no termina con esto: deberá transcribir a una computadora su carta.

A tal objeto usará hojas especiales tamaño carta y deberá encuadrar su carta, para esto debe seguir los siguientes consejos:

a) Siempre el margen izquierdodebe ser más ancho que el derecho, por lo tanto trabajaremos con los sgtes. márgenes:
Margen izquierdo 4.0 o3.0 cm.
Margen derecho 2,5 o 3.0 cm.
Margen superior 2.0 o 2.5 cm.
Margen inferior 2.0 o 2.5 cm.

b) Los signos de puntuación se escriben de la siguiente manera: después de la coma un espacio; al igual que losdos puntos, el punto y coma; después del punto seguido dos espacios, en un punto aparte se deben dejar dos interlineas

c) Las partes de una carta son:

1. El membrete: Indica el remitente de la carta, por lo general éste esta impreso en el papel Pero si no fuera así debe escribirse TODO CON MAYUSCULA y con negrita, en el borde superior izquierdo de la carta


Ej. :ALMACENES PARIS S.A. ALMACENES PARIS S.A.
CASILLA 204-FONO 223455 CASILLA 204-FONO 223355
LA SERENA LA SERENA


2. La Fecha luego a 4 o 5 interlineas se escribe la fecha, alineado a la derecha, y se puede escribir de la sgte. manera: (también se escribe con negrita)



Arica, 22 de junio de 2002 oArica, junio 22 de 2002


3. El destinatario o dirección interior Es la persona a quien va dirigida la carta y se escribe después de la fecha a 4 o 5 interlineas, también puede ir todo con negrita:


SEÑOR Señor
JUAN SALAS DIAZ Juan Salas Díaz
BALMACEDA 205 Balmaceda 205
LASERENA La Serena









4. Lareferencia, este elemento, puede o no ir en la carta es el resumen del contenido de la carta, no debe exceder de dos línea y se escribe a dos interlíneas después de la dirección interior va en el medio de la carta o debajo de la dirección interior


REF: COTIZACION DE ZAPATOS Ref.: Cotización de Zapatos

5. El vocativo Luego a 2 o 3 interlineas de la referencia seescribe el vocativo. Los más usados son: (También puede ser en negrita)


Estimado señor: Estimados señores: De mi consideración: Señor: etc.

No hay abreviaturas y siempre va seguido de los dos puntos.

6. Los párrafos: Luego se hacen 2 interlíneas y empieza el cuerpo de la carta.


ENTRE PARRAFO Y PARRAFO SIEMPRE HAY QUE DEJAR DOSINTERLINEAS.

7. La despedida: Es la frase con que se despide de la carta y va dos interlíneas más abajo del punto final.

Saluda atentamente a Uds., Saluda Atentamente, Atentamente.

8. Ante firma: 6 interlíneas después de la despedida, se escribe el nombre de quien escribe la carta, por lo general va todo con mayúscula y con negrita en la interlínea seguida va el cargo, sólolas primeras letras van con mayúsculas.



OMAR PEREZ CANTO Omar Pérez Canto OMAR PEREZ C.
Jefe de Ventas Jefe de Ventas Jefe de Ventas

9. Dos interlíneas más abajo y en el margen izquierdo van las iniciales de responsabilidad, que son en mayúsculas de la persona que escribe la carta y en minúsculas las de lapersona que digita la carta, por ningún motivo se escriben puntos entre las letras Ej.:
IAF./iaf.
Incl.: Fact. N°2345
c.c. : Gerente
Jefe de contabilidad...