digitalizacion de documentos
Páginas: 2 (443 palabras)
Publicado: 23 de noviembre de 2013
PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
1. Una vez recepcionados los documentos del proceso de “Generación de Retornos”, el encargado habrá indicado la ubicación en el servidor de lospedidos o solicitudes de notificación procesados, donde se encontraran los archivos de retorno, por ej.:
2. Estos archivos deberán ser copiados cada uno en su carpeta por pedido como se sugiereen la siguiente imagen:
3. Tener en cuenta lo siguiente:
3.1. Configurar el equipo escáner de acuerdo a las características indicadas en las bases.
3.2. A esto agregar en la configuración,que el escaneado se hará por ambas caras.
3.3. Manteniendo el mismo orden correlativo como se recepcionó, sacar las grapas de los documentos antes de escanear, ya que las grapas generan dañosirreversibles en el equipo que pueden retrasar el servicio y generar un costo para el responsable.
3.4. Las imágenes a guardar por documento deben ser dos, la primera imagen debe contemplar el anverso deldocumento donde figura pegada la etiqueta con el código de barras(SMP), y la segunda imagen debe contemplar el formato donde se detallan las visitas con sus respectivas fechas, códigos de notificadory supervisor, y las firmas.
3.5. Se debe volver a engrapar el documento manteniendo el orden de las hojas como se encontró, de no ser así esto llevaría a la devolución del pedido al servis denotificaciones y por lo tanto se empieza a contabilizar los días de atraso, lo cual es sinónimo de penalidad.
3.6. Estos archivos de imágenes producto del escaneo se deberán guardar finalmente en unacarpeta en el servidor, organizado por servicio (masivo,inhouse), año, mes y día. Los formatos de los nombres de archivos y carpetas de cómo serán enviadas al Cliente están en la especificaciones enlas bases (imagen líneas arriba).
4. Cuando se tenga todos los archivos digitalizados de cada solicitud de notificación y por carpeta se procede a utilizar el modulo de operaciones donde se ubica...
1. Una vez recepcionados los documentos del proceso de “Generación de Retornos”, el encargado habrá indicado la ubicación en el servidor de lospedidos o solicitudes de notificación procesados, donde se encontraran los archivos de retorno, por ej.:
2. Estos archivos deberán ser copiados cada uno en su carpeta por pedido como se sugiereen la siguiente imagen:
3. Tener en cuenta lo siguiente:
3.1. Configurar el equipo escáner de acuerdo a las características indicadas en las bases.
3.2. A esto agregar en la configuración,que el escaneado se hará por ambas caras.
3.3. Manteniendo el mismo orden correlativo como se recepcionó, sacar las grapas de los documentos antes de escanear, ya que las grapas generan dañosirreversibles en el equipo que pueden retrasar el servicio y generar un costo para el responsable.
3.4. Las imágenes a guardar por documento deben ser dos, la primera imagen debe contemplar el anverso deldocumento donde figura pegada la etiqueta con el código de barras(SMP), y la segunda imagen debe contemplar el formato donde se detallan las visitas con sus respectivas fechas, códigos de notificadory supervisor, y las firmas.
3.5. Se debe volver a engrapar el documento manteniendo el orden de las hojas como se encontró, de no ser así esto llevaría a la devolución del pedido al servis denotificaciones y por lo tanto se empieza a contabilizar los días de atraso, lo cual es sinónimo de penalidad.
3.6. Estos archivos de imágenes producto del escaneo se deberán guardar finalmente en unacarpeta en el servidor, organizado por servicio (masivo,inhouse), año, mes y día. Los formatos de los nombres de archivos y carpetas de cómo serán enviadas al Cliente están en la especificaciones enlas bases (imagen líneas arriba).
4. Cuando se tenga todos los archivos digitalizados de cada solicitud de notificación y por carpeta se procede a utilizar el modulo de operaciones donde se ubica...
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