Digitalizacion

Profesor: Fredy Urbano Astorga
Alumna: Tania Muñoz Saldaña
Curso: 5°C
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
El Proyecto de Digitalización de Documentos materializa los mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la gestión.

INDICE
Temario Pág.
El Problema 2

Antecedentes del problema 2 - 3

Relevancia del Problema 3 - 4

Objetivos 4

ObjetivosEspecíficos 4 - 5

Bibliografía 6

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1 El Problema:

Es importante mencionar que en la actualidad se estima que el 90% de toda la información de la Entidad se encuentra almacenada en documentos de papel, generando más de 4 billones de nuevos documentos impresos por año, aproximadamente; por otro lado, los ejecutivos y empleados gastan, deacuerdo a un estudio reciente desarrollado por la Escuela de Gestión de Sistemas de Información de La Universidad de Berkeley de California, sólo en Estados Unidos, un promedio de 30 a 40% de sus horas de trabajo, manejando documentos que no están dentro de un sistema integrado de almacenamiento y distribución.
La información es un activo que, como otros activos importantes de las Entidades
Públicas,tienen valor para la organización y requiere en consecuencia una protección y administración adecuada. Dichos contenidos no transaccionales, a pesar de que pueden ser críticos en los negocios, muy a menudo se encuentran dispersos en redes locales, correos electrónicos, y en los PC personales de los usuarios, siendo muchas veces difíciles de localizar, especialmente cuando no se conoce suexistencia, o no se recuerda donde se han guardado, generando pérdidas en tiempo, esfuerzo y costo para la organización.
En la actualidad, el Ministerio de Transportes y Comunicaciones recibe y genera diariamente gran cantidad de documentación, la cual que es custodiada y administrada en los archivos de Gestión, Periféricos y/o Central, según su antigüedad y naturaleza. La función principal de éstosarchivos es la de administrar, preservar y velar por la defensa y conservación la misma. Del mismo modo, los archivos buscan apoyar y contribuir de manera eficiente y eficaz a la correcta toma de decisiones, proporcionando información fidedigna y oportuna en el más corto plazo, dentro de los mecanismos establecidos por la propia institución.
Modernizar y normalizar las políticas de la gestióndocumental en el MTC significará optimizar los tiempos invertidos en la ejecución de los mismos, así como iniciar un proceso de concientización organizacional para las buenas prácticas en la gestión administrativa dentro del mismo.
Considerando que el éxito de éste proyecto radica en un aceptable nivel de organización y ordenamiento de los documentos (archivística), es importante señalar que el nivel denormalización de las actividades archivísticas en el MTC es incipiente, haciéndose imprescindible reforzar la normatividad existente, así como capacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las nuevas disposiciones.

El cambio tecnológico introduce cambios que llevan al reemplazo de productos, procesos, diseños, técnicas, etc. En los años cincuenta y sesentaencontramos ejemplos de cambios técnicos drásticos, sucesión de mejoras, nuevos productos, procesos y sistemas tecnológicos que condujeron a transformaciones en las condiciones de trabajo, estilos de vida y estructuras de producción entre países. A partir de los setenta se presenta una situación más compleja, a pesar de haber introducido innovaciones asociadas con la microelectrónica y la biotecnología, eldesempeño en materia de crecimiento económico mundial no ha seguido el mismo ritmo.
Los países en desarrollo están llegando a la conclusión de que para encontrar una vía aceptable de crecimiento no basta un ajuste macroeconómico sino que es necesario un cambio estructural. Un cambio que armonice el marco institucional con el cambio técnico.

La incorporación tecnológica en las empresas ha...