dios
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Publicado: 11 de marzo de 2014
Tema 8: La Documentación Administrativa en la Empresa
1. LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Una simple compra o venta de materiales inicia una cadena de documentación administrativa que debemos conocer para no incurrir en una mala gestión de la empresa (errores en las facturas, no contabilizar correctamente los ingresos o gastos, tener clientes insatisfechos por una mala recepción delpedido…)
Conjunto de documentos que reflejan pormenorizadamente cada uno de los actos u operaciones que se realizan en la empresa en el desarrollo de su actividad empresarial
1.1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA: EL PEDIDO, ALBARÁN Y FACTURA
El proceso de compraventa genera gran cantidad de documentos que conviene tratar con detenimiento.
Hay que resaltar que no existen normasen cuanto al diseño o la forma de estos impresos, con lo que cada empresa podrá diseñar los suyos propios y dotarlos de cierta personalidad o bien adaptar alguno de los que existen en el mercado a sus propias necesidades.
1.1.1. EL PEDIDO
Es la petición de compra que hace la empresa compradora a la vendedora para reponer la falta de existencias en el almacén.
El pedido puedeformalizarse de las siguientes formas:
Por teléfono. Es el medio más utilizado cuando la urgencia del pedido lo requiere. Es conveniente dejar constancia por escrito del mismo.
Por carta, fax o correo electrónico. Este sistema combina la rapidez del teléfono con la seguridad de la constancia por escrito.
Mediante nota de pedido. Consiste en realizar un pedido utilizando un impreso diseñado por lapropia empresa. También se le llama “Pedido en firme” porque las condiciones reflejadas, se entienden que son conocidas y aceptadas por la parte compradora y la vendedora.
Mediante propuesta de pedido. Consiste en formalizar el pedido a través de impreso facilitado por la empresa vendedora.
Aunque no existe una regulación legal sobre el modelo, el pedido suele contener los siguientes datos:
1.Membrete: identificación de la empresa que emite el documento (ya sea compradora o vendedora): nombre o razón social, NIF o CIF, Localidad, Código Postal, Teléfono.
2. Fecha: Día, mes y año en que se efectúa el pedido.
3. Número de pedido: Es un número de acuerdo a los pedidos realizados anteriormente.
4. Referencia: Pueden ser números o letras que identifiquen al pedido
5. Destinatario:Identificación de la empresa que recibe el documento (ya sea compradora o vendedora). Datos a indicar: nombre o razón social, NIF o CIF, Localidad, Código Postal y Teléfono.
6. Dirección de envío: Puede coincidir con la dirección del comprador o puede ser otra distinta.
7. Plazo de entrega: indicación de la fecha en que se han de entregar las mercancías (día, mes y año)
8. Forma de transporte: Indicarqué medio se va a utilizar.
9. Portes: Se debe indicar si los gastos corren a cargo del comprador (portes debidos) o a cargo del vendedor (portes pagados)
10. Condiciones de pago: Son los acuerdos por las dos partes. Si no se indican se entiende que es la forma de pago habitual entre ambos.
11. Descripción de la mercancía: Descripción de las características de la mercancía: referencia, númerode unidades, descripción, precio unitario.
12. Firma: figura la firma de una persona capacitada de la empresa que emite el documento así como el sello de la empresa.
Se emiten tantas copias como la empresa crea oportuno. Mínimo: original y una copia.
1.1.2. EL ALBARÁN.
Es un documento que viajará con la mercancía que justifica, por un lado, la salida de la mercancía del almacén, y porotro, la recepción por parte de la empresa compradora.
Del albarán se harán varias copias, cada una de las cuales tendrá una finalidad distinta.
Copia para el vendedor. Deja constancia de la salida de la mercancía del almacén del vendedor.
Copia para el transportista. Su finalidad es justificar la realización del servicio de transporte por parte de la empresa que lo realizó.
Copia para...
1. LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Una simple compra o venta de materiales inicia una cadena de documentación administrativa que debemos conocer para no incurrir en una mala gestión de la empresa (errores en las facturas, no contabilizar correctamente los ingresos o gastos, tener clientes insatisfechos por una mala recepción delpedido…)
Conjunto de documentos que reflejan pormenorizadamente cada uno de los actos u operaciones que se realizan en la empresa en el desarrollo de su actividad empresarial
1.1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA: EL PEDIDO, ALBARÁN Y FACTURA
El proceso de compraventa genera gran cantidad de documentos que conviene tratar con detenimiento.
Hay que resaltar que no existen normasen cuanto al diseño o la forma de estos impresos, con lo que cada empresa podrá diseñar los suyos propios y dotarlos de cierta personalidad o bien adaptar alguno de los que existen en el mercado a sus propias necesidades.
1.1.1. EL PEDIDO
Es la petición de compra que hace la empresa compradora a la vendedora para reponer la falta de existencias en el almacén.
El pedido puedeformalizarse de las siguientes formas:
Por teléfono. Es el medio más utilizado cuando la urgencia del pedido lo requiere. Es conveniente dejar constancia por escrito del mismo.
Por carta, fax o correo electrónico. Este sistema combina la rapidez del teléfono con la seguridad de la constancia por escrito.
Mediante nota de pedido. Consiste en realizar un pedido utilizando un impreso diseñado por lapropia empresa. También se le llama “Pedido en firme” porque las condiciones reflejadas, se entienden que son conocidas y aceptadas por la parte compradora y la vendedora.
Mediante propuesta de pedido. Consiste en formalizar el pedido a través de impreso facilitado por la empresa vendedora.
Aunque no existe una regulación legal sobre el modelo, el pedido suele contener los siguientes datos:
1.Membrete: identificación de la empresa que emite el documento (ya sea compradora o vendedora): nombre o razón social, NIF o CIF, Localidad, Código Postal, Teléfono.
2. Fecha: Día, mes y año en que se efectúa el pedido.
3. Número de pedido: Es un número de acuerdo a los pedidos realizados anteriormente.
4. Referencia: Pueden ser números o letras que identifiquen al pedido
5. Destinatario:Identificación de la empresa que recibe el documento (ya sea compradora o vendedora). Datos a indicar: nombre o razón social, NIF o CIF, Localidad, Código Postal y Teléfono.
6. Dirección de envío: Puede coincidir con la dirección del comprador o puede ser otra distinta.
7. Plazo de entrega: indicación de la fecha en que se han de entregar las mercancías (día, mes y año)
8. Forma de transporte: Indicarqué medio se va a utilizar.
9. Portes: Se debe indicar si los gastos corren a cargo del comprador (portes debidos) o a cargo del vendedor (portes pagados)
10. Condiciones de pago: Son los acuerdos por las dos partes. Si no se indican se entiende que es la forma de pago habitual entre ambos.
11. Descripción de la mercancía: Descripción de las características de la mercancía: referencia, númerode unidades, descripción, precio unitario.
12. Firma: figura la firma de una persona capacitada de la empresa que emite el documento así como el sello de la empresa.
Se emiten tantas copias como la empresa crea oportuno. Mínimo: original y una copia.
1.1.2. EL ALBARÁN.
Es un documento que viajará con la mercancía que justifica, por un lado, la salida de la mercancía del almacén, y porotro, la recepción por parte de la empresa compradora.
Del albarán se harán varias copias, cada una de las cuales tendrá una finalidad distinta.
Copia para el vendedor. Deja constancia de la salida de la mercancía del almacén del vendedor.
Copia para el transportista. Su finalidad es justificar la realización del servicio de transporte por parte de la empresa que lo realizó.
Copia para...
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