DIRECCIÓN DE REUNIONES

INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE REUNIONES

¿Qué es una reunión? Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio específico, con la finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar decisiones. Puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado.
Objetivos de una reunión
1.- Debatir y decidir sobre aquellosasuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo.
2.- Puesta en común; con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la situación del proyecto, de las líneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van surgiendo y de las decisiones que se van tomando.
3.- También sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartiropiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, entre otros).
4.- Además, favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.
Importancia de las reuniones
Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una empresa, puede desprenderse de unareunión de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada. En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.
Recordemos que el trabajar aislados del resto de nuestros compañeros nadabueno nos puede traer. El trabajo en equipo es la base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto, y una herramienta valiosísima en una empresa que quiera alcanzar los mejores resultados y el logro cabal de todos sus objetivos, sin olvidar que con esto se da una integración de ideas, propósitos y metas organizacionales.
Al existir un grupo, la presión de sentirse sólo o extrañoque pueda experimentar una persona, no se dará, ya que sabe que puede contar con sus amigos en cualquier momento, y si necesita ayuda, estos siempre tratarán de colaborarle. Todos están inmersos en los mismos objetivos que se van a alcanzar y harán lo posible por sacar adelante el trabajo que deba desarrollarse.
Por tal razón, para que todo funcione a cabalidad dentro de un grupo de trabajo, debenrealizarse reuniones entre ellos o con los supervisores de los mismos, para determinar si se están alcanzando los objetivos deseados y cómo se están logrando. Esto para conocer si las metas o proyecciones que se trazaron con antelación se han cumplido en su totalidad y si no, tomar las medidas pertinentes a que haya lugar.
Desafortunadamente, la mayoría de reuniones de trabajo no se explotan oaprovechan como debería ser. Muchas veces, éstas sirven sólo para tomar del pelo, contar los últimos chismes, perder tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se pretendía aclarar o hablar para mejorar algún proceso o solucionar algún inconveniente.
Es importante destacar que las reuniones de trabajo son un medio muy importante para alcanzar una acertadaefectividad empresarial. Lo importante es que se aprovechen al máximo y se saquen las mejores conclusiones, siempre con la idea de buscar el beneficio organizacional en todas las áreas que lo requieran.
Formas de hacer reuniones
Existen diversos tipos de cómo llevar a cabo una reunión. Entre ellas tenemos las más importantes:
1) CONFERENCIAS: en las que una persona realiza una disertación o presentaciónante muchas, durante una o dos horas.
2) SEMINARIOS: por lo general varias presentaciones realizadas ante un grupo menor, con una duración aproximada de un día.
3) TALLERES: son reuniones de grupos más pequeños, con los participantes desempeñando roles activos.
4) JORNADAS: se refieren a reuniones con grupos de tamaño medio, congregados uno o más días.
5) CONGRESOS: es la reunión de grupos...