Direccion de reuniones

Dirección de Reuniones

Concepto: Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

Tipos: En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos dereuniones:

1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo: No existe temaespecífico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo: Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas.

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación delGrupo:

Instructiva | Investigación de Opinión | Resolución de Problemas |
* El Director desea instruir o informar al grupo. * El control del Director es remarcado. * El Director permite que el grupo discuta y critique el material presentado. * El Director conduce la reunión conforme al lineamiento pre-establecido. * El Director procura conseguir la aceptación del grupo, haciendoque los participantes desarrollen el tema objeto de estudio. * Las conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo. | * El Director presenta el tema y define los límites de la discusión. * El grupo ofrece sugerencias y críticas. * Se permiten discusiones entre participantes. * La decisión final queda en el Director. | * El Director tiene menos control del grupo,sirviendo como moderador o coordinador de la reunión. * El problema es resuelto por el grupo. * No se prepara un plan rígido para la reunión. * El mayor problema del director es el controlar y dirigir la reunión. * La aceptación por parte del grupo es mayor. |

Estos tres tipos de reuniones no son rígidas y a menudo se combinan según los diferentes temas a tratar, el director deReuniones debe tenerlos siempre en mente a fin de poder hacer una correcta planificación y lograr sus objetivos. Cabe agregar que quien participe activamente en la discusión, más fácilmente incorpora las conclusiones y decisiones a sus propias ideas.

Cómo Planear una Reunión:

1. Haga una descripción general:
a. Determine el tema y objetivos de la sesión.
b. Prepare la Sesión.c. Prepare su guía de la sesión a dictar.
d. Determine los puntos claves a destacar en su sesión.

2. Planee la Dirección de Reunión:
e. Estudie el grupo que asistirá a la sesión.
f. Informe sobre el contenido de la sesión.
g. Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.

3. Tenga listo todo el material:
h. Material a distribuirdurante la sesión.
i. Pizarrón a utilizar en la sesión.
j. Tiza y borrador.
k. Ayudas audiovisuales.
l. Equipo necesario para las demostraciones.

4. Prepare convenientemente el lugar de la reunión:
m. Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.
n. Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación,...