Dirigir un proyecto

Dirigir un Proyecto (Las Funciones)
Si eres la persona que dirige un proyecto ya sabes que necesitarás poner un poco de orden, aprender (porque te vas a equivocar) y acompañar a tu equipo de trabajo. Esas son tus competencias. Pero tus funciones principales serán planificar y controlar el proyecto. E informar que lo que haces.
Planificar
Cuando nos piden planificar un proyecto muchas vecesno vas a saber por donde empezar. Y yo tampoco. Pero, haga lo que haga, lo que busco es tener estas tres cosas claras:
El Qué: Qué queremos conseguir (los objetivos)
El Cuando: En qué tiempo (los plazos)
El Cuanto. Con qué costes (el presupuesto)
Muchas veces es imposible (o muy difícil) saberlo con un 100% de exactitud, pero es imprescindible tener una idea lo antes posible. Estas tresvariables son lo que se llama el triángulo de la gestión de proyectos. Y es un triángulo con tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros. Un buen plan de proyecto tiene que reflejar, de forma sencilla y clara este triángulo. Y así facilitar la toma de decisiones (a tí, a tus jefes y a tu equipo).



Y hay dos momentos importantes donde lasdecisiones son importantes:
Antes de empezar. Es lo que se llama viabilidad, es decir, ¿arranca o no arranca?
Durante la ejecución. Que será el día a día porque la realidad no va a ser como el plan. Es decir, ¿cambio algo o no?
Planificar es adivinar, porque no vas a tener todos los escenarios previstos (y ahí está el reto). Y no quiero decir que es improvisar, no, es adivinar. Vas a irconstruyendo el plan del proyecto a medida que tienes más información. Adivinar significa trabajar el plan. Tiene que ir cambiando. Y muchas veces no hay otra alternativa que comenzar a trabajar para obtener más información. Siempre es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. Pero muchas veces no es posible. Lo que sí tienes que tener claro es que una vez que arrancan los trabajos, seasumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan hace que disminuyan los cambios (aunque es imposible evitarlos).
Controlar
Controlar el proyecto implica saber cómo va el plan. Y hay que hacerlo de forma continua . Es un juego de malabares con las tres variables de ejecución y va a implicar una correccióncontinua. Y es mejor corregir muchas veces (pero poco) que pocas veces (pero mucho). Si se te cae una pelota, muchas veces hay que volver a empezar. Pero que se desvíen un poco o se muevan, no es tanto problema. Las vas a poder coger a tiempo. Y el movimiento sigue. Muchas veces dirigir un proyecto tiene que ver con hacer de malabarista.

Pero no todas las pelotas son iguales. De las tres, haydos que es fácil tener siempre en la mano, y una que siempre es más difícil de controlar. La que suele estar en el aire es la pelota del alcance (lo que hay que hacer). En cambio es (relativamente) fácil controlar el presupuesto y los plazos porque todo el mundo puede ponerse de acuerdo en eso. Si son 1.000 EUR (o 1 Millón, da igual), todo el mundo lo tiene claro. Si hablas de 1 Mes (o 1 Año)también es muy claro. Es fácil ponerse de acuerdo en el plazo y en el presupuesto. Lo difícil es ponerse de acuerdo en el alcance. De las tres pelotitas hay una que es más difícil controlar, y es la del alcance (donde no es tan fácil ponerse de acuerdo).
Si logras fijar presupuesto y plazo (y hacerlo casi innegociable) podrás concentrar todo tu esfuerzo en negociar el alcance. Te tienes que concentraren adivinar (estimar) qué alcance vas a poder llevar a cabo. Con ese presupuesto y esa duración. En realidad la planificación suele ser un ejercicio al revés: con este dinero y este tiempo, ¿puedes hacer esto? Pero ojo que una cosa es la labor comercial (el objetivo es vender) y otra la labor técnica (el objetivo es hacer y terminar). Esto se resolvería si el que vende lo ejecuta (por eso casi...