Dirigir Una Reunion

¿QUE SON LAS REUNIONES?
Las reuniones son sólo un componente del motor que impulsa los negocios. Sin embargo, muchas reuniones parecen ser a menudo una pérdida de tiempo.
Las personas que utilizan las reuniones de manera eficaz son los menos, los iluminados. El saber cuándo reunirse y cómo reunirse puede hacer que las reuniones sean eficientes, eficaces y probablemente también divertidas,impidiendo que se pierda tiempo, dinero y salud mental.
¿QUE QUIERO LOGRAR?
Hay varios tipos básicos de reuniones, y cada uno de ellos logra un propósito diferente.
* reunión de solución de problemas, los participantes primero definen un desafío como la expansión inesperadamente rápida de la empresa o la disminución de la calidad del producto y luego se sugieren formas de abordarlo. Losparticipantes en este tipo de reuniones deben ser capaces de reconocer el problema y tener la energía y experiencia para corregirlo.

* reunión para toma de decisiones, el grupo selecciona una solución para poner en práctica. Para tener éxito, el grupo debe estar de acuerdo sobre el proceso de toma de la decisión: ¿se tomarán las decisiones por consenso, por mayoría de votos o sólo algunos individuostienen el poder de decidir?

* reunión de revisión de estado de un proyecto está diseñada para mantener a todos en el equipo al tanto de los acontecimientos más recientes.

¿CUANDO CONVOCAR A UNA REUNION?

Las reuniones pueden ser celebradas con más de un propósito. Las reuniones del personal, por ejemplo, a menudo sirven tanto para proporcionar información actualizada como para resolverproblemas específicos. Ya sea que tenga uno o varios propósitos, es el propósito el que determina cuándo convocar a una reunión.

Se puede convocar a una reunión cuando usted:
* Necesita a todo el grupo para entregar información o consejo
* Quiere que su equipo participe en la toma de una decisión o en resolver algún problema
* Quiere compartir información, un éxito o unapreocupación con todo el grupo o concientizar al grupo de una situación en particular
* Tiene un problema que necesita de las opiniones de los miembros de diferentes grupos con diferentes perspectivas o agendas
CUANDO NO CONVOCAR A UNA REUNION
Es mejor no celebrar o convocar a una reunión si:
* El tema es un asunto personal que se maneja mejor uno-a-uno
* No hay tiempo para prepararla
* Elproblema ha sido resuelto
* El tema no es tan importante como para utilizar el tiempo de todos
* El grupo está molesto y necesita tiempo antes de poder discutir sobre la fuente del conflicto o frustración.
CREACION DE LA AGENDA
Crear una agenda antes de una reunión es crucial para estar preparado y obtener el mayor provecho de ella. Para elaborar una agenda, considere lo siguiente:
*El propósito de la reunión, ya sea el resolver un problema, tomar una decisión o revisar el estado de un proyecto
* Resultados u objetivos esperados
* Roles de los participantes
* Temas a discutir, persona responsable y tiempo asignado

El tiempo asignado para las cuestiones específicas puede variar. Es preferible subestimar en lugar de sobre estimar el número de cuestiones quepuede manejar un grupo en un periodo de tiempo determinado. Incluya sólo el número de temas que el grupo pueda realmente cubrir en el periodo de tiempo determinado. El tiempo asignado depende del propósito de la reunión y su agenda. Como pauta general, asuma que le tomará al menos 30 minutos para cubrir un tema y dos horas para cubrir cinco. Normalmente, una reunión de negocios dura entre 30 minutos ydos horas; lo normal es que mientras más corta mejor.
ESPECIFIQUE LA LOGISTICA DE LA REUNION
Su agenda debe contener:
* Nombre y rol de cualquier participante externo
* Día, hora y lugar de la reunión
* Quién está convocando la reunión
* Nombre del grupo que se está reuniendo o nombres de los participantes.
* Cualquier cosa poco en su formato
* Duración de la reunión...