Diseño de control interno para una empresa constructora

CONTROL INTERNO DE OBRA
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OBJETIVO :

Procedimiento é importancia del Control Interno en:

- Fondo fijo de caja.

- Bancos y elaboración de cheques.

- Elaboración de conciliación bancaria.

- Envíos y documentación.

- Conciliación cuenta corriente.

- Inversiones en valores.

- I.V.A. Acreditable.

FONDO FIJO DE CAJA :--------------------------------

1.- Se debe establecer un fondo fijo para pagos menores ‚ imprevistos de acuerdo con las necesidades de cada obra, el cheque será a nombre de la persona encargada del fondo fijo.

2.-El fondo fijo estará a cargo de una persona de confianza y que de ser posible no firme en la cuenta de cheques. Este fondo se entregará mediante un recibo de efectivo, el cuál debeanexar al cheque que se menciona en el punto anterior.

3.- Las entregas de efectivo se harán mediante vales de caja debidamente autorizados por el Administrador y el superintendente de la Obra. En dicho vale se debe indicar claramente el concepto de la entrega.

4.- Cuando se haga entrega para gastos a comprobar, éstos deben ser comprobados en el transcurso de la siguiente semana.

5.-La reposición del fondo fijo debe hacerse mediante comprobantes definitivos y autorizados. En la reposición no se debe incluir comprobantes o vales por gastos a comprobar.

6.- Los pagos por compras efectuadas con efectivo del fondo fijo deben estar soportadas por entradas de almacén, procurando de acuerdo con lo indicado en el instructivo de almacén.

7.- Los documentos deben sercancelados con el sello de pagado con los siguientes datos: Número de cheque, fecha del cheque, así como nombre del Banco.

8.- No deben existir vales como anticipo de sueldos, sin autorización del superintendente.



9.- El Fondo Fijo deberá ser aplicado única y exclusivamente Para el pago de gastos menores y debe estar en un lugar seguro ( Preferentemente Caja Fuerte )

10.- Siexiste caja chica para compras, vigilar que su uso sea exclusivamente para esa actividad y no usarse para Préstamos Personales. Se deberán realizar arqueos periódicos por el Contador y/o Administrador para verificar su correcta aplicación.

B A N C O S :
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1.- Al iniciarse la obra, el administrador debe solicitar la apertura de por lo menos 2 ( dos ) cuentas de chequescon las Instituciones Bancarias ( De preferencia en Aquellas que tengan cobertura a Nivel Nacional y Ofrezcan Mayor Seguridad en el Manejo de Fondos ) en la localidad de la obra.

2.- Para la firmas de Cheques se Deberá tener un Registro de Firmas autorizadas para el retiro de fondos en el cual se especifique que tipo de firma tiene designada cada persona y deben estar registradas en lasiguiente forma:

DIRECTOR GENERAL DE LA EMPRESA - SOLO
SUPERINTENDENTE Y GERENTE DE OBRA - MANCOMUNADA
SUPERINTENDENTE Y ADMINISTRADOR DE OBRA - MANCOMUNADA

Deberá enviarse una copia del registro de firmas a la Oficina Central.

3.- Todos los egresos de la obra deberán hacerse por medio de cheques nominativos y sellados con laLeyenda " NO NEGOCIABLE " y " SOLO PARA DEPOSITO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO " , excepto pagos menores que deben hacerse por caja chica, no deben expedirse cheques al portador.

4.- En todos los Casos los Cheques deberán estar firmados en forma mancomunada como se detalla en el Punto No. 2, únicamente en casos excepcionales, estos podrán ser firmados por personas distintas a lasanteriores, pero en todos los casos el Coordinador General de la Obra deberá aprobar esta Decisión .

5.- El administrador deberá formular una programación de pagos cada semana, con el objetivo de evitar que se firmen cheques en blanco.

6.- Los cheques deben formularse y protegerse a máquina ( excepto cuando se tenga protectora de cheques ) y simultáneamente formular la póliza cheque debidamente...