Diseño de diagramas administracion publica

3 DISEÑO DE DIAGRAMAS DE ORGANIZACION: SU APLICACION EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

I N T R O D U C C I ÓN Esta Guía está dirigida a ejecutivos, gerentes, profesionales y personal técnico de los organismos de la Rama Ejecutiva del Gobierno con el propósito de servirle de guía y de fuente de referencia para el diseño de los diagramas de organización de las instituciones gubernamentales. Presentainformación relativa a los aspectos básicos de la estructura de una organización, y cómo ésta puede representarse en una gráfica. Plantea, además, los problemas más comunes relativos al diseño de los diagramas, y mediante el uso de ejemplos gráficos, aclara conceptos, particularidades y situaciones especiales que comúnmente se confronta en la preparación de los mismos. El principal objetivo quepersigue la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) mediante esta publicación es impartir un grado razonable de uniformidad en la elaboración de los diagramas de organización de las entidades gubernamentales, dando margen a su vez a la flexibilidad necesaria para que adopten aquella estructura organizacional que mejor se ajuste a sus necesidades, circunstancias y recursos. Esta Oficina tiene, entreotras, la responsabilidad de asesorar al Gobernador y a los jefes de agencias en todos los aspectos gerenciales de la Rama Ejecutiva, incluyendo el ordenamiento y estructuración de la organización en sus alcances macro y micro. No existen reglas universales ni inflexibles para diseñar un diagrama de organización, pero sí existe cierto lenguaje técnico compuesto de signos, figuras geométricas,prácticas aceptadas, conceptos convencionales, etc., con el cual es necesario familiarizarse para lograr instrumentos gráficos correctos, comprensibles y uniformes, que transmitan información sobre la estructura de una organización. Con este propósito, la Oficina de Gerencia y Presupuesto ha adoptado este lenguaje para el diseño de los diagramas de organización de los organismos del Gobierno. Seutiliza como base los principios de organización y las técnicas de diagramas generalmente aceptados por tratadistas y estudiosos en el campo de organización; así como las prácticas o criterios que a través de los años se han desarrollado por uso y costumbre en nuestra administración pública puertorriqueña. En esta Guía damos énfasis a los aspectos relacionados con el diseño de diagramas para estructurasde organización formales, específicamente con la elaboración del diagrama tipo vertical. En la primera parte se presenta, en términos generales, los distintos tipos de diagramas de organización estructurales. La segunda parte describe los elementos gráficos para el diseño de diagramas de organización. Para facilitar la comprensión, en la tercera parte se incluye una representación de loscomponentes de la organización para algunas situaciones particulares o especiales.

2 Las nuevas tendencias y cambios tecnológicos en los sistemas de información facilitan varias herramientas de trabajo que nos ayudan en el diseño de los diagramas. Son programas mecanizados que permiten crear rápidamente diagramas organizacionales a base de niveles de supervisión y proveen para la creación de múltiplestipos de diagramas. Es recomendable que se consulte al personal de las unidades de sistemas de información de su organismo para el asesoramiento sobre estos programas y apoyo técnico al respecto. I ASPECTOS FUNDAMENTALES ORGANIZACION Y TIPOS DE DIAGRAMA DE

A. Aspectos Fundamentales del Organigrama El diagrama de organización (también conocido como organigrama; esquema o gráfica deorganización; diagrama estructural, etc.) es una guía o plano de la organización en el que se representan las unidades que la componen y las relaciones de autoridad y comunicación entre las mismas. También se define como instrumento auxiliar de la administración para representar la estructura de organización; la información básica sobre las líneas de mando; los diversos niveles funcionales; los alcances; y...