Diseño del manual de normas y procedimiento de la solicitud de viaticos y pasaje de la unidad de administración y finanzas en la empresa venezolana de exportaciones e importaciones c.a.

CAPÍTULO I

Planteamiento del problema

Venezuela cuenta con una inmensa industria que gira en torno al Comercio Exterior. Si bien las exportaciones de Venezuela giran básicamente en torno al petróleo y sus derivados, es gracias a la importación de insumos y productos que se mueve la mayor parte de la economía nacional. Para mantener el flujo de esta gran cantidad de productos, el país cuentacon una extensa infraestructura (puertos, aeropuertos, aduanas), así como empresas y profesionales que permiten garantizar la logística relacionada con la importación, exportación y actividades relacionadas.

La empresa Venezolana de Exportaciones e Importaciones C.A. (VEXIMCA), para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización administrativa especializada, formada porGerencias, oficinas y grupos de trabajo, e integrada en cuatro (04) grandes áreas: Asamblea de Accionistas, Junta Directiva, Presidencia y Vicepresidencia, que agrupan a todo el personal que labora en la organización; esta organización es una compañía anónima creada por el estado Venezolano con la finalidad de contribuir con la reconstrucción económica y social de la nación.

El objetivo social de estaempresa es la importación y exportación de toda clase de bienes y servicios, que le permitan al país alcanzar mayores niveles de desarrollo; y mejorar la calidad de vida y bienestar social de la población venezolana; así como también incentivar e impulsar a todos los sectores de la vida nacional. Brindan una gestión operativa apoyada en capital humano especializado que practican valoresorganizacionales fundamentales en su trabajo como lo son la Honestidad, la Responsabilidad y la Calidad de Servicio.

Actualmente la empresa VEXIMCA en la Gerencia de Administración y Finanzas específicamente en el procedimiento de solicitud de viáticos y pasajes se está observado un descontrol en cuanto a la realización de las actividades o procesos de los cuales se encarga dicha unidad, lo que estágenerando una deficiencia de los empleados al momento de efectuar los procesos de esta gerencia y se dificultan las labores de auditoría, evaluación, control interno y vigilancia; estos síntomas son consecuencia de la falta de un manual de normas y procedimientos en esta unidad.

El manual de normas y procedimientos en un documento que describe como deben ser realizadas las actividades dentro de unaunidad de acuerdo a sus funciones, además incluye las unidades que intervienen en dichos procedimientos, los responsables de cada actividad y los formularios que utilizan al momento de realizar los procedimientos. Este documento facilita la auditoria, evaluación, control y evaluación interna de esta manera da conocimiento a los empleados de sus funciones y a los jefes de evaluar si estánejecutando de manera adecuada su trabajo.

Por lo tanto para llevar a cabo el correcto desarrollo de las actividades de esta unidad dentro de la empresa VEXIMCA se plantea la realización de un Manual de Normas y Procedimientos que describa los procedimientos, sus normas, los responsables o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación así como las leyes por lascuales se rige dicho departamento para realizar sus actividades y los formularios que utilizan. Esto ayudará a los empleados a tener una visión clara de los pasos que deben seguir para ejecutar las actividades y de esa manera poder determinar el nivel de desempeño de la misma y tomar decisiones pertinentes.

De no realizarse dicho manual se podría deducir que en un futuro la empresa VEXIMCAseguirá presentando los síntomas anteriormente mencionados lo cual afecta a la empresa de forma negativa debido a la deficiencia en sus procesos. Se puede afirmar que el éxito o el fracaso de cualquier empresa dependen del cumplimiento absoluto de sus normas y procedimientos, es por esta razón que surgen las siguientes interrogantes:

1.- ¿En que se beneficia la Gerencia de Administración y...