Diseño y control de forma

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
TEMA Nº 8: DISEÑO Y CONTROL DE FORMA.
Forma: es un objeto sobre el cual se imprimen infórmenes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable.
Objetivo:
 Mejora la eficiencia del procesamiento de información.
 Simplifica el adiestramiento de los empleados.
 Realiza el control por parte de laadministración.
 Proporciona un medio eficiente para registrar y llevar datos que son materia prima del sistema de información para la administración.
Clasificación:
 De acuerdo a su presentación:
 Simples: Son aquellos documentos que están representados por una sola forma.
 Compuestas: Poseen más de una hoja y son elaborados con bases en un formato predefinido y bajo un esquema dealmacenamiento.
 De acuerdo con su elaboración:
 Manuales: Son formatos en los que no intervienen el elemento máquina para su confección.
 Semimecanizadas: Se llevan parte manual, y parte donde intervienen maquina o computadoras.
 Mecanizadas: Son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora tanto los datos del mismo como los datos para rellenar.
 Por el área de su utilización: Internos: Son formatos cuyo uso está restringido a la organización.
 Interdepartamentales: Son utilizados por la mayoría de las unidades administrativas de la organización.
 Interinstitucionales: Son aquellos formularios cuyo uso trasciende a la organización.
 Por el tratamiento de su contenido:
 Confidenciales: La información contenida solamente estará a disposición de un pequeño grupode personas autorizadas.
 N o confidenciales: No se requiere autorización para accesar a la información.
 Por el tiempo de vigencia:
 Breve: Se utiliza una sola vez luego se desecha.
 Eventuales: Se requiere por una necesidad momentánea, luego se desecha o se guarda.
 Piloto: Forma de prueba.
 Definitivo: Son aquellas formas que han pasado las pruebas y que definitivamente estaránsujetas a modificaciones a corto plazo.
Esquema de las Formas:
 Encabezado: Es lo que se encuentra en la parte superior y debe contener logotipo, denominación, nombre del formulario, numeración, entre otros.
 Márgenes: Son aspectos en blancos. Toda forma debe tener cuatro (4) márgenes; superior, inferior, derecho e izquierdo.
 Contenido: Contiene la información relevante para procesar elformato.
 Pie: Parte inferior de la forma, tal como: observaciones u orientaciones impresas, espacios para firmar y sellar, entre otros.
 Área de observación: Debe contener cualquier información que se considere necesariamente importante para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información en el formato.
 Instructivo: Componente de suma importancia en el que el contenidode la forma de cómo debe llenarse, imprimirse, entre otras cosas.
Técnicas para el diseño de las formas:
 Debe constar con espacios suficientes para los datos.
 Deben usarse líneas delgadas y gruesas para las separaciones de columnas (diferenciar).
 Deben utilizarse tintas y papeles de colores diversos.
 El vocabulario de la forma debe ser preciso.
 Los títulos deben ser concisos.
Deben utilizarse los márgenes adecuados.
 Debe considerarse el tamaño de la forma (manipulación y costo).
 Deben ser funcionales y atractivas.
Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través de la forma:
 La información fija: Es la que va impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida.
 La información variable: Es aquella que es suministrada por cadauna de las personas involucradas en su elaboración.
Arqueo de datos: Consiste en la investigación realizada por el analista para determinar cuáles son los datos que se necesitan incluir así como la evaluación de su utilidad y pertinencia mediante la elaboración.
Clasificación de los datos:
 Datos en orden de importancia:
 Muy importante: Es necesario destinarle un espacio preferencial en...