DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS

DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS
Introducción
Debido a la división del trabajo y la resultante especialización de funciones, las necesidades primordiales de recursos humanos para la organización, sea en cantidad o en calidad, se establecen mediante una representación de descripción y determinación de cargos.
La descripción del cargo señala los quehaceres, los deberes y las responsabilidadesdel cargo, en tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas especificaciones.
El ocupante del cargo debe tener características compatibles con las especificaciones del cargo, en tanto que la actuación que deberá desempeñar es el contenido del cargo explorado oregistrado en la descripción.
Es necesario que se describan y analicen los cargos para conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de administrar los recursos humanos empleados en ellos; El cargo se debe conocer en su totalidad y para esto es importante la descripción y el análisis de cargos, es el mejor camino.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no sonfuncionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puedellegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sintetización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.
Definición de formularioEs una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informaciónconstante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos
LOS FORMULARIOS
También son conocidos como formas o formulas, son instrumentos admirativosque pueden ayudar al empleado en la ejecución de sus tareas. Es un documento impreso que contiene información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información “variable” según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Es un medio de recolectar datos que posteriormente serán transformados en una información deseada y detallada, sobre un temadeterminado.

Es importante porque ahorra tiempo en las labores rutinarias, disminuye el error, estandariza el trabajo, facilita la tarea, favorece el control, aumenta la confianza del funcionario y del usuario en la operación. Por lo nombrado, también se disminuyen costos del trabajo.

TIPOS DE FORMULARIO
Son formas impresas que contienen una información fija o de concepto (la que ya vieneimpresa) y otra información variable (la que se escribe sobre la forma) para ser utilizados en una actividad determinada.
Su uso esta orientado a la simplificación del trabajo en las organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran cantidad de papelería y archivos, problema que debe ser solucionado con una eficiente administración de los mismos.
Existen diferentes tipos de...