Diseñ o de base de datos relacional

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
1. GENERALIDADES.

1.1. Definición.
Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidenciar de todo el trabajo quellevan a cabo los empleados a través de los documentos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la empresa, son plasmadas en formularios.
Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registroscontables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.
Para aquellas empresas que están obligadas a llevar contabilidad completa, es indispensable cumplir con ciertos aspectos, tanto para los registros a utilizar en el sistema, como los formularios legales que deben sustentar lasdiferentes transacciones contables que desarrolle en su actividad diaria.

1.2. CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que seautilizado. Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:
Sencillez en su diseño.
Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de la cual se generan los datos.
Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, seanincompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación.
Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos.
En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecerformularios pre numerados.
Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

1.3. CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:
Los formularios pueden serclasificados:
a) De acuerdo a su presentación pueden ser:
Simples.
Compuestos.
De bloques.
Talonarios.
Formas continua.
b) De acuerdo a su uso pueden ser:
Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden decompra.
Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.
Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentranestandarizados.
c) De acuerdo a su elaboración pueden ser:
Manuales.
Semimecanizados.
Mecanizados.

1.4. DISEÑO DE FORMULARIOS:
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

Facilidad...