Diseñadora Grafica

Formato No 004

INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

OFICINA ASESORA DE
RELACIONES PÚBLICAS
Y PROTOCOLO

FECHA

DD/ MM/ AA

LISTA DE CHEQUEO PARA LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO
No.REQUERIMIENTO
1
Objetivo
2

Cantidad de invitados

3

Características que debe
tener el lugar
Actividades a realizar

4
5
6

Personalidades que quiero
que asistan
Hora

7Fecha

8

IMPORTANTE

ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Definir claramente qué se busca con el evento y qué clase de
evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar
Permite definir ellugar adecuado y el presupuesto teniendo en
cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de
apoyo, etc.
En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
Nos permite determinar si serequieren salones alternos y
ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil,
etc.
Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con
tiempo y programarse una vez se confirme suasistencia
Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo,
si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.
Confirmar que el evento no se cruce con otras actividadesque
le resten visibilidad
Los actos que requieran organización protocolaria se
comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo,
siempre que las circunstancias lo permitan, al menoscon
quince días de anticipación.

PROTOCOLO DEL EVENTO
1

Banderas

2

Atril

3
4

Presentador
Himnos

5

Habladores

6

Orden del día o programa

Deben estar siempre, para losactos de la Administración
Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las
banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes
presiden y según el espacio.
Cuando al eventoasiste el Señor Alcalde, deben manejarse
dos atriles.
Persona que orienta el evento
En actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de
Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un Diputado...