Diseño De Salidas y Entradas

DISEÑO DE SALIDAS Y ENTRADAS
CONCEPTO DE SALIDA
La salida es la información que se entrega a los usuarios a través del sistema de información. Algunos datos requieren procesamiento antes de transformarse en la salida apropiada, otros se almacenan y puede tomar muchas formas: los informes impresos tradicionales y los informes presentados de manera transitoria, como en el caso de las pantallasde computadora; los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas. Con frecuencia el valor de un sistema se juzga sólo por su salida. Para crear la salida más útil posible el analista de sistemas trabaja de cerca con el usuario en un proceso interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio.
OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA SALIDA
Debido a que una salida útil es esencial paraasegurar el uso y aceptación del sistema de información, son varios los objetivos que el analista de sistemas debe tener en mente al diseñarla. Aquí mencionamos seis objetivos:
1. DISEÑO DE LA SALIDA PARA SATISFACER UN PROPÓSITO ESPECÍFICO
Toda la salida debe tener un propósito. No es suficiente poner a disposición de los usuarios un informe, una pantalla o una página Web sólo porque la tecnologíapermite hacerlo. Durante la fase de determinación de los requerimientos de información, el analista de sistema averigua qué propósitos se deben satisfacer. A continuación diseña la salida con base en esos propósitos.
2. DISEÑO DE SALIDA PARA SATISFACER AL USUARIO
En un sistema de información grande que atiende a muchos usuarios con muchos propósitos diferentes, a menudo es difícil personalizarla salida. Con base en las entrevistas, las observaciones, los costos y tal vez los prototipos, será posible diseñar una salida que satisfaga lo que muchos usuarios, si no es que todos, necesitan y prefieren.
3. ENTREGA DE LA CANTIDAD ADECUADA DE SALIDA
Más no siempre es mejor, en particular cuando se trata de la cantidad de salida. La decisión sobre qué cantidad de salida es correcta para losusuarios forma parte de la tarea del diseño de la salida. Un heurístico útil consiste en que el sistema debe proporcionar lo que cada persona necesita para completar su trabajo. Siempre tenga en cuenta a los tomadores de decisiones. A menudo ellos no necesitarán grandes cantidades de salida.
4. ASEGÚRESE DE QUE LA SALIDA ESTÉ DONDE SE NECESITA
A menudo la salida se produce en un lugar (porejemplo, en el departamento de procesamiento de datos) y después se distribuye al usuario. El aumento de la salida en línea, desplegada en pantalla, que se puede acceder de manera individual, ha reducido en parte el problema de la distribución, pero la distribución apropiada continúa como un objetivo primordial para el analista de sistemas. Para que sea usada y que sirva de algo, la salida se debepresentar al usuario correcto. No importa qué tan bien diseñados estén los informes, si no llegan a los tomadores de decisiones que los requieren, no tienen valor.
5. SUMINISTRO DE LA SALIDA A TIEMPO
Una de las quejas más comunes de los usuarios es que no reciben la información a tiempo para tomar las decisiones necesarias. Muchos informes son requeridos en forma diaria, algunos sólo mensualmente,otros anualmente y otros pocos sólo de manera ocasional. El uso de salida bien publicada y basada en la Web también puede solucionar en parte el problema de la distribución a tiempo de la salida. La entrega a tiempo de la salida puede ser crucial para las operaciones de negocios.
6. ELECCIÓN DEL MÉTODO DE SALIDA CORRECTO
Como se mencionó antes, la salida puede tomar muchas formas, incluyendoinformes impresos, información en pantalla, y documentos Web. Elegir el método de salida correcto para cada usuario es otro de los objetivos que deben tomarse en el diseño. En la actualidad, gran parte de la salida aparece en las pantallas de las computadoras y los usuarios tienen la opción de imprimirla con su propia impresora. El analista necesita reconocer los pros y contras al elegir un método...