Diseño de Sistemas Administrativos

ADMINISTRACION
DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
ELEMENTOS Y CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
El autor sostiene que para comprender las organizaciones, se necesita una descripción de estado para plantear el problema a resolver en términos de la solución buscada, y una descripción de proceso, relacionadas a procedimientos que permitan lograr el estado meta a partir de un estadoinicial. Esta concepción de diseño se puede aplicar a los sistemas administrativos, el estado deseado tiene que ver con determinados objetivos a lograr y ciertas definiciones estratégicas concretadas a través de procedimientos realizados no espontáneamente, sino de manera deliberada por un especialista.

Gili sostiene que podríamos definir a un sistema como un conjunto integrado de losprocedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados.
Conjunto integrado: indica que no se trata de un conjunto aislado.
Procedimiento: es la secuencia de pasos necesarios para la concreción de una operación.
Información: es la materia prima de la administración.

Para cumplir sus fines, unaempresa necesita de un mercado, un producto o servicios y un capital, pero para que sus funciones comerciales, productivas y financieras puedan llevarse a cabo necesita de sistemas administrativos que le permitan:

Realizar las tareas dentro de un límite previsto, a un mínimo costo y con un margen de confiabilidad aceptable.
Disponer de una base de datos que le permite la toma eficiente de lasdecisiones inherentes a las tareas.
Asegurar, mediante el control de los resultados de las operaciones los objetivos fijados.

Los responsables del diseño de sistemas administrativos utilizan varias metodologías pero la mayoría de ellas responde a una lógica uniforme. Se comienza con un análisis de afuera hacia adentro para determinar de que manera la empresa satisface los requisitos de losclientes y entorno.
Una segunda etapa de la metodología incluye el análisis del flujo de las tareas, de los elementos del sistema técnico, y de los procedimientos que rigen el trabajo en la organización formal, y de allí se podrá comparar su consistencia con los requisitos a satisfacer determinados en la etapa anterior.
Por ultimo se concretara el diseño: lo mas critico será, posiblemente,determinar el nuevo flujo de tareas.

Nedler y otros proponen cinco requisitos para el diseño de sistemas de alto rendimiento:

1) Aunque sea necesario identificar reglas y procesos laborales decisivos para el éxito en general, las únicas normas que deben especificarse son las absolutamente esenciales.
2) Las variaciones o desviaciones del proceso ideal tienen que ser controladas en el punto deorigen.
3) Cada miembro deberá estar capacitado en más de una actividad para que el sistema laboral sea adaptable y flexible.
4) Los roles que son interdependientes tienen que desempeñarse en el mismo departamento.
5) Los sistemas de información deben diseñarse básicamente dentro del mismo departamento.

Las etapas siguientes tendrán que ver con la puesta en marcha del nuevo diseño, en donde hayque atender a un proceso de cambio y transición y a la vez implementar una forma de evaluación sobre el funcionamiento del nuevo diseño.
Hay que tener en cuenta que un diseño nuevo e innovador puede tornarse rígido y disfuncional con el tiempo. La clave esta e desarrollar mecanismos que permitan la renovación e incorporen la capacidad de reconfigurar el diseño laboral a medida que cambia elambiente, los requisitos de los clientes y la tecnología. Puede a esto servir una evaluación periódica.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS
A partir de que la función gerencial ha pasado de ser una administradora del trabajo ajeno a ser una administradora de la información, podemos identificar los distintos elementos que constituyen un sistema administrativo:

1) Flujo de trabajo: es la base del sistema,...