disposicion final de archivos

 

METODOLOGÍA PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE SERIES
DOCUMENTALES1
Luis Fernando Sierra Escobar
Introducción

Para abordar el tema de la disposición final de series documentales, se requiere de un
manejo integral de la teoría archivística, por cuanto su aplicación incluye no solo el proceso
de valoración y selección, sino los procesos previos de identificación y clasificación(identificación del organismo, dependencia productora y serie documental, cuadros de
clasificación documental, codificación etc.).

Los conceptos y teorías que se mencionan en el desarrollo de la presente ponencia incluyen
entre otros aspectos lo expresado por el ente rector de la política archivística nacional y
algunos autores nacionales e internacionales (españoles) que ha criterio del autor delpresente texto, aportan a la solución de los vacíos que existen en el tema; sin embargo, se
aclara que la columna vertebral sobre la que se estructurará la disposición final, se basa en
los lineamientos generales establecidos por el Archivo General de La Nación de Colombia,
lo cual no excluye la consideración de preceptos nacionales o internacionales que aporten al
tema troncal del II ForoInternacional de Evaluación de Documentos.

Veamos entonces, las principales consideraciones relacionadas con tan importante tarea en
la labor archivística.

La identificación y la clasificación documentales

El desarrollo archivístico en el ámbito internacional, junto a la generación de nuevas
metodologías de trabajo por parte de los Archivos Generales o Nacionales en cada país, y la                                                            
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Ponencia Resultado de la Investigación “Diseño de una metodología para la gestión documental enfocada a
procesos”, el cual es objeto del Convenio de Cooperación 2215100-742-2009, celebrado entre la Alcaldía
Mayor de Bogotá – Archivo de Bogotá – y la Universidad de la Salle

 

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

normalización de actividades en losprogramas de gestión documental (PGD), han
ratificado en varias oportunidades como la primera etapa en el proceso de organización de
archivos, el concepto de identificación documental, “fase del tratamiento archivístico que
consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo” (Diccionario de TerminologíaArchivística, 1993), en el cual convergen cinco factores fundamentales (el organismo
productor, la competencia, la función, el tipo documental y la serie) y a pesar de ubicar y
mencionar la fase en el proceso de organización de documentos en Colombia se tiende a
minimizar su utilidad, por este motivo es adecuado destacar que la identificación en los
archivos es independiente a laclasificación, tiene su propia definición, pasos para adelantar
la actividad y establece como producto un primer instrumento de control2, el borrador del
Cuadro de Clasificación Documental.

Por su parte la clasificación es “la operación intelectual de disposición de cualquier
elemento según un esquema, plan o marco preestablecido, la cual puede ser abordada desde
varios aspectos: clasificación de fondosen el interior de un deposito de archivo,
clasificación de piezas en el interior de un fondo y clasificación de documentos
individuales en el interior de una pieza” (Archivo General de la Nación de Colombia,
2003) y de las anteriores líneas se infiere que una vez agotada la etapa de identificación, a
partir del establecimiento de las series para la Unidad Administrativa, se avanza a lasegunda fase del proceso, es decir, a la clasificación de los documentos que consiste
simplemente en diseñar el modelador físico para ubicar las Agrupaciones Documentales a
partir del orden establecido en el cuadro de clasificación de documentos, así como controlar
la normalización de las denominaciones y la homologación de términos, siguiendo el
esquema básico planteado para los...