Distribucion de espacios en las areas de trabajo

CAP. 4 DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS ÁREAS DE TRABAJO

La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, los componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atender y servir al personal y a los clientes (internos y externos).
Algunos de sus objetivos son:
* Incrementar la eficiencia de las unidades que conforman unaorganización
* Proporcionar a directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para que desarrollen óptimamente sus funciones
* Arreglar el espacio de modo que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo, así como el uso de sus elementos materiales para reducir el tiempo y costos necesarios para llevarlo acabo

Consideracionesgenerales para realizar un estudio de distribución del espacio

*Factores que lo originan. Se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que se menciona a continuación:
* Establecimiento de nuevos objetivos y programas
* Reformas en la estructura de la organización
* Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo
* Incremento del volumen de trabajo*Aspectos organizacionales
* La distribución del espacio debe tener en cuenta los factores siguientes:
* Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen
* Los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos
* Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo delas funciones asignadas a cada unidad
* Permitir una adecuada supervisión del trabajo ycomodidad en su realización
* Posibles cambios en la estructura orgánica para facilitar la introducción de modificaciones
* Ubicación de áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles

*Responsabilidad de su ejecución
* Se efectúa por medio de:
* Unidades de mejoramiento administrativo
* Consultores externos
* Equipo de trabajo integrado con ese propósitoTécnicas auxiliares para estudiar la distribución del espacio

*Principios. Orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición de espacio requiere:
* Integración total. Integra y coordina a personas, equipos, maquinas y materiales.
* Mínima distancia recorrida. Para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan pararealizar una actividad
* Circulación. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia
* Flexibilidad. Permite llevar a cabo ajustes y readaptación con un costo y molestia mínima

*Guías fundamentales. Sirven para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos:
* Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones, una buena iluminación,ventilación, comunicación y adaptación al cambio.
* Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas.
* Cuando se necesita aislar algunos puestos, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables.
* El trabajo tiene que fluir siempre hacia adelante, formando una línea recta
* La colocación del escritorio con o sin maquina de escribir, así como la silla de trabajo,debe hacerse de acuerdo al movimiento de la personas.
* Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre si deben colocarse próximas o adyacentes.
* Los escritorios
* La deben tener un estilo uniforme y dimensiones acordes con las necesidades del trabajo.
* La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo.
* Losarchiveros o gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme
* Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para afrontar el incremento en el volumen de las operaciones.
* Las unidades centrales se servicio como archivo, pool secretarial y fotocopiado deben ubicarse cerca de las áreas que requieran sus servicios.
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