Distribucion

DISTRIBUCION
1. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
2. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
o Identificación de dependencias y determinación de competencia
o Enrutamiento de documentos a dependencia competente
o Registro de control de entrega de documentos recibidos
1.Distribución de documentosrecibidos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
3. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
o Identificación de dependencias
o Enrutamiento de documentos a dependencia competente
o Registro de control de entrega de documentos internos
2. Distribución de documentos internos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
4. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
o Definición de medios de distribución: personal, fax, correotradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros
o Control y firma de guías y planillas de entrega
o Organización mensajería externa
3. Distribución de documentos enviados ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
5.
o Constitución Política.
o Ley 58 de 1982
o Decreto 01 de 1984
o Decreto 2150 de 1995.
o Acuerdo AGN 060 de 2001.
TRAMITE
OCESO DE TRÁMITE DEDOCUMENTOS
6. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
7.
o Respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
8. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
o Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
o Determinación de competencia
o Preparación yproyección de respuesta
1.Recepción de solicitud o trámite 2. Respuesta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
9.
o Ley 4 de 1913.
o Ley 80 de 1993.
o Código de Comercio.
o Decreto 1382 de 1995.
o Decreto 254 de 2000.
o Decreto 4124 de 2004.
5.1.7 DISTRIBUCIÓN
5.1.7.1 CORREO INTERNO
Consiste en distribuir las comunicaciones recibidas y radicadas entre las
dependencias a través delservicio interno de mensajería y dentro de las
bolsas de reparto de cada dependencia.
Generalmente el correo interno se realiza con los mismos recorridos de
recolección de documentos mediante un intercambio de bolsas que
permite poner los nuevos documentos producidos en Gestión de
Documentos para su recepción.
Cuando el volumen documental es superior a la capacidad de la bolsa de
correo senotificará el hecho ante gestor de la dependencia para que el
se encargue de programar un nuevo viaje de mensajería exclusivo para
recepción del paquete.
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Si escapa a la capacidad del mensajero, el asistente de la dependencia
solicitará apoyo a la Sección de Mantenimiento para su traslado a Gestión
de Documentos.
Las rondas de correo interno pueden presentar retrasos por factores
climáticos,reuniones internas de trabajo o incapacidad del mensajero
titular.
Cuando una dependencia no recepciona su bolsa de correo interno por
ausencia de la encargada o encargado en el momento en que pasa el
mensajero será anunciado mediante aviso en la puerta de la oficina, Si no
lo hace por olvido o falta de tiempo será avisada o avisado el interesado
mediante llamada telefónica.
Si la bolsa noes recogida por la dependencia interesada antes de la
siguiente ronda los documentos llevarán al respaldo el sello “segundo
despacho” para generar control sobre las entregas.

5.1.7.2 CORREO EXTERNO
Se realiza mediante outsourcing tanto para entes externos como para
entes internos que cumplen funciones fuera del campus universitario

5.1.7.2.1 SELECCIÓN DE EMPRESA DE CORREO
Para podertener una mejor visión acerca de como, cuando y por que
elegir una empresa de correos, podemos tener en cuenta los siguientes
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criterios:
-Prestigio: Que tengamos noticia su funcionamiento por medio de
experiencias reconocidas.
-Cobertura: Que llegue a la mayor parte del territorio nacional y que
brinde servicio a nivel internacional.
-Cumplimiento: Que sea oportuno y que tenga servicio de...