Distribución de Documentos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
 
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
  Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
  Decreto 2150 de 1995
    Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
    Artículo 3. Centralización de los servicios dedistribución de las comunicaciones oficiales.
 
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignaciónde documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
 
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
 
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correoelectrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío dedocumentos.


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS



DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3.Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1.Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.


2. Distribución de documentos internosIdentificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodosde empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS




































DISTRIBUCIÓN DEDOCUMENTOS INTERNOS

























ACTIVIDAD DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Tratese de documentos internos o externos)
La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen oportunamente a su destino; utilizando mensajero interno,...