Dockmanager
Páginas: 8 (1931 palabras)
Publicado: 2 de mayo de 2012
CARACTERISTICAS DE WORKMANAGER
Programa de Gestión Documental, desarrollado con tecnología Microsoft, es una aplicación multiusuario que puede instalarse en su red corporativa. Organiza los documentos de la empresa según grupos, subgrupos y asuntos, posibilidad de crear la estructura de directorios (carpetas) que representa toda la estructura archivística manual, los documentos pueden sercapturados desde un scanner o capturarse desde WorkManager E.D. en caso de que ya residan en su PC (como documentos de Word, Excel, archivos PDF, etc.). Una vez capturado el documento, se indexa en formularios diseñados según el asunto, donde se introduce la información relacionada del documento, de forma que podamos recuperarlo posteriormente por medio de un sofisticado sistema de búsqueda.
Lamayoría de las empresas tienen archivos físicos donde guardan gran cantidad de papel en carpetas que dificultan la posterior recuperación de un documento. Hay varios inconvenientes en este sistema de archivo: costos elevados de papel y espacio, pérdida de tiempo en el almacenamiento y recuperación de la información, etc. Hoy en día, el archivo digital es la mejor alternativa para solucionar esteproblema. Con WorkManager E.D. los documentos se escanean y almacenan en servidores dispuestos para tal fin, generando una excelente visión global del archivo y un sencillo proceso de administración del mismo.
CARACTERISTICAS GENERALES DE WorkManager E.D.
o Gran capacidad de administración y almacenamiento de documentos.
o Acceso o búsqueda aleatoria a la información almacenada, recuperadapor procesos deindexación del documento.
o Manejo de varios tipos de Formatos TIF, PDF, WORD, EXCEL, JPG, etc.
o Velocidad de recuperación de las imágenes almacenadas.
o Reducción del flujo de papel, costos de almacenamiento y costos de copias.
o Incrementa el control del documento.
o Habilita acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos.
o Posibilidad de consultalocal o remota de los documentos
o Bajos costos de administración y recuperar espacios físicos para asignarlos al objeto
Principal de los negocios.
o La aplicación cumple el concepto general de Gestión Documental.
o Controla todo el ciclo vital del documento.
o Esta delimitado y cumpliendo con los conceptos archivísticos, ajustados a lo definido por la Ley 594 General de Archivos (ArchivoGeneral de la Nación).
o Genera reportes de la estructura documental, y controles sobre los documentos (consulta por parte de los usuarios).
o Posibilidad de crear procesos de Workflow (flujos de trabajo).
OPCIONES INCLUIDAS EN EL SISTEMA
El Programa de Gestión Documental WorkManager E.D. tiene tres grupos de opciones: Usuario
administrador, usuario operador y usuario final.
1.OPCIONES DE USUARIO ADMISTRADOR
Las siguientes son algunas de las opciones de los usuarios administradores del sistema:
Administración de grupos de usuario y usuarios
Permite a la organización controlar todas las posibilidades de acceso a las opciones del software, bajo el esquema de permisos asociado a los diferentes conceptos de grupo (Administradores, usuarios de consulta, etc.). Sepueden establecer permisos de ejecución de comandos, permisos de consulta y acceso a los documentos que componen el archivo digital. Los tipos de usuarios los define el Administrador del Sistema y los funcionarios del CAD (Centro de Administración Documental) o a quienes corresponda. Cada usuario del software tiene asignada una contraseña la cual esta compuesta por un nombre de usuario y contraseña(password), que puede ser cambiada en cualquier momento por el mismo usuario o por el administrador del sistema. Cada estación de trabajo (o PC) se registra en la base de datos lo que facilita la trazabilidad del documento. También debe asignarse seguridad a los datos y documentos (base de datos y estructura del archivo digital) a nivel de sistema operativo (Windows NT, Windows 2000 ó Windows 2003...
Programa de Gestión Documental, desarrollado con tecnología Microsoft, es una aplicación multiusuario que puede instalarse en su red corporativa. Organiza los documentos de la empresa según grupos, subgrupos y asuntos, posibilidad de crear la estructura de directorios (carpetas) que representa toda la estructura archivística manual, los documentos pueden sercapturados desde un scanner o capturarse desde WorkManager E.D. en caso de que ya residan en su PC (como documentos de Word, Excel, archivos PDF, etc.). Una vez capturado el documento, se indexa en formularios diseñados según el asunto, donde se introduce la información relacionada del documento, de forma que podamos recuperarlo posteriormente por medio de un sofisticado sistema de búsqueda.
Lamayoría de las empresas tienen archivos físicos donde guardan gran cantidad de papel en carpetas que dificultan la posterior recuperación de un documento. Hay varios inconvenientes en este sistema de archivo: costos elevados de papel y espacio, pérdida de tiempo en el almacenamiento y recuperación de la información, etc. Hoy en día, el archivo digital es la mejor alternativa para solucionar esteproblema. Con WorkManager E.D. los documentos se escanean y almacenan en servidores dispuestos para tal fin, generando una excelente visión global del archivo y un sencillo proceso de administración del mismo.
CARACTERISTICAS GENERALES DE WorkManager E.D.
o Gran capacidad de administración y almacenamiento de documentos.
o Acceso o búsqueda aleatoria a la información almacenada, recuperadapor procesos deindexación del documento.
o Manejo de varios tipos de Formatos TIF, PDF, WORD, EXCEL, JPG, etc.
o Velocidad de recuperación de las imágenes almacenadas.
o Reducción del flujo de papel, costos de almacenamiento y costos de copias.
o Incrementa el control del documento.
o Habilita acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos.
o Posibilidad de consultalocal o remota de los documentos
o Bajos costos de administración y recuperar espacios físicos para asignarlos al objeto
Principal de los negocios.
o La aplicación cumple el concepto general de Gestión Documental.
o Controla todo el ciclo vital del documento.
o Esta delimitado y cumpliendo con los conceptos archivísticos, ajustados a lo definido por la Ley 594 General de Archivos (ArchivoGeneral de la Nación).
o Genera reportes de la estructura documental, y controles sobre los documentos (consulta por parte de los usuarios).
o Posibilidad de crear procesos de Workflow (flujos de trabajo).
OPCIONES INCLUIDAS EN EL SISTEMA
El Programa de Gestión Documental WorkManager E.D. tiene tres grupos de opciones: Usuario
administrador, usuario operador y usuario final.
1.OPCIONES DE USUARIO ADMISTRADOR
Las siguientes son algunas de las opciones de los usuarios administradores del sistema:
Administración de grupos de usuario y usuarios
Permite a la organización controlar todas las posibilidades de acceso a las opciones del software, bajo el esquema de permisos asociado a los diferentes conceptos de grupo (Administradores, usuarios de consulta, etc.). Sepueden establecer permisos de ejecución de comandos, permisos de consulta y acceso a los documentos que componen el archivo digital. Los tipos de usuarios los define el Administrador del Sistema y los funcionarios del CAD (Centro de Administración Documental) o a quienes corresponda. Cada usuario del software tiene asignada una contraseña la cual esta compuesta por un nombre de usuario y contraseña(password), que puede ser cambiada en cualquier momento por el mismo usuario o por el administrador del sistema. Cada estación de trabajo (o PC) se registra en la base de datos lo que facilita la trazabilidad del documento. También debe asignarse seguridad a los datos y documentos (base de datos y estructura del archivo digital) a nivel de sistema operativo (Windows NT, Windows 2000 ó Windows 2003...
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