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documentos mercantiles mas utilizados
LA CONSULTA
Nace cuando se detecta la necesidad de adquirir artículos o mercaderías. Para ello deben efectuarse consultas acerca de éstas y precios que requiere.
La consulta puede realizarse de las siguientes formas:
Por Teléfono: Para solicitar cotización de las mercaderías.
Por Carta: Esta forma de consulta tiene la ventaja de establecer una relaciónformal con el cliente.
Por Fax: Se envía con la finalidad de tener una pronta respuesta.
De persona de persona: A través de la secretaria, junior, etc.
COTIZACION
Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar respuesta a todas las interrogantes.
La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax y debe contener los siguientes datos:
− una descripción detallada de lamercadería en cuanto a calidad y cantidad
− detallar la época de despacho.
− fijación exacta del precio condiciones de pago, ya sean al contado o al crédito.
Es importante señalar la fecha de vigencia de la cotización.
Se puede incluir catálogos explicatorios de la mercadería.
La cotización debe ser absolutamente explícita, procurando no excluir ningún dato antes mencionado.
NOTA DE VENTAPara tener mercaderías en sus negocios, los comerciantes compran a los fabricantes o distribuidores, la compra puede hacerla directamente el comerciante o por intermedio de un viajante o un vendedor que las empresas mantienen en ciudades o zonas, el viajante promueve las ventas de la empresa que representa y atiende los pedidos de los clientes.
El documento en que el viajante detalla el pedido deun cliente es la Nota de Venta, en ella se indica el precio de los artículos, las condiciones de pago, el lugar de entrega, y otros documentos que estime necesarios.
La Nota de Venta no reemplaza la factura, ésta se hace posterior a la Nota de Venta.

BOLETA DE COMPRAVENTA Y SERVICIOS
Es el más común de los documentos de tipo contable y deben entregarlo los comerciantes a todos losconsumidores finales que compren un determinado artículo, entregar la boleta es obligatorio para el comerciante. Sólo se exime de entregar boletas cuando el valor de venta es menor a $ 180.−
La boleta de compraventa no lleva detalle de precio neto y de IVA, sólo se registra el precio de la venta en valor bruto, ya sea en forma detallada o por el total.
La boleta de compraventa para tener valor legal debetener lo siguiente:
• Razón social o nombre del contribuyente que emite la boleta
• Rol Unico Tributario (RUT) del contribuyente que emite la boleta
• Domicilio del lugar donde se encuentra el negocio
• Ciudad donde se encuentra ubicado el negocio
Número de la boleta, la numeración de las boletas debe ser en orden correlativo, es decir, de menor a mayor sin saltarse ningún número.
• Unespacio para indicar el valor de la transacción
• Un espacio para indicar el día, mes y año en que se efectúa la operación
En todas las boletas deberá colocarse en un lugar visible el nombre del documento boleta de venta y servicio
• Para tener valor legal las boletas deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos (SII) antes de ser utilizadas.
LA GUIA DE DESPACHO
Es el documento queacompaña la entrega de una mercadería. Exigidas en el artículo 55 del Decreto Ley N°825 de 1974, de emisión obligatoria cuando se opta en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importen venta.
La guía de despacho se realiza en triplicado; el duplicado queda en posesión del emisor a objeto de proceder posteriormente a la facturizacion de la venta realizada,cuando corresponda. El comprador o empresa recibirá el original y el triplicado; una de las cuales deberá devolver firmada después de comprobar que la mercadería recibida es la que realmente figura en la guía de despacho y en la copia del pedido. Si la mercadería no es conforme, podrá ser devuelta o rectificar la nota de entrega.La guía de despacho deberá contener los siguientes datos:
− Nombre y...