Documentación Administrativa: una revisión a las tipologías

DOCUMENTACIÓN ADMiNISTRATIVA:
UNA REVISIÓN DE LAS TIPOLOGÍAS
DOCUMENTALES ADMINISTRATIVAS COMUNES
M~ Teresa FERNÁNDEZ BAJÓN
Profesora Asociada de la EUBD. UniversidadComplutense de Madrid
Resumen: Este artículo nos muestra una panorámica general de la disciplina de la
Documentación Administrativa. Con este fin, se analiza el concepto de documento
administrativo y se propone unaclasificación de las tipologías documentales de la
Administración Pública.
Palabras clave: Documento administrativo. Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley 30192.
Abstraet: Ibis article gives a general panorama of the discipline of Administrative
Documentation. lo this end, the concept of administrative document is analysed
and aclassification of document types for the Publie Administration is proposed.
Key words: administrative document. Publie Administration Juridical System and
Common Administrative Procedure Law, Law 30/92.
INTRODUCCIÓN
Cualquier aproximación que se pretenda hacer con cierto rigor del concepto
de «documento administrativo», exige una referencia inicial a diversas concepciones
que distintos autores hanmantenido del ínismo desde principios del
siglo xx. En tal sentido cabe mencionar que el concepto de Documentación
administrativa, como parte del concepto de Documentación como disciplina,
aparece esbozado en El Tratado de Documentación de Paul Otlet publicado en
1934. Para este autor, la «Documentación administrativa», distinta de lo que
él denominó «Documentación Científica» o simplemente«Documentación»,
es aquella que procede, en general, de la «administración de las cosas», y po-
Revistc, Genetal de lnfb,-mc¿cirht y Documentación. Vol, 6, n,
0 2. Servicio de Publicaciones
Universidad Complutense. Madrid, 1996
68 M. Estos criterios, llevados al ámbito
que aquí nos ocupa, encuentran obstáculos, resultando la normalización una
tarea ardua y compleja6.
Si pretendemosnormalizar las tipologías documentales administrativas no
nos queda más remedio que partir de dos principios; primero, que las fuentes
legales son la base teórica de cualquier estudio sobre ese campo; y segundo,
que el documento administrativo debe desarrollarse en relación con la organizaeíón
interna y las funciones de la entidad productora7.
De este planteamiento, puede deducirse que cada tipodocumental viene
vinculado desde su inicio, no solo al órgano administrativo que lo genera. síno
también a la función atribuida legalmente al mismo. En consecuencia, cada
documento administrativo vendrá tipificado terminológicamente por la función
que desarrolle este órgano administrativo en el ejercicio de sus competencias.
Con ello se establece, una relación de correspondencia entre tipodocumental
y función t
Otío problema, no menos importante, que podría estar relacionado con la falta
de normalización en los tipos documentales, es el relativo a la impropia identificación
de soporte con documento. En efecto, si cada fase del procedimiento administrativo
es documentada, materializada en un documento que constata un
acto administrativo, puede suceder que en un mismo soportedocumental nosencontremos
distintos pasos administrativos. La inclusión de diversos actos o pasos
administrativos en un soporte no puede inducimos al error de considerarlo un
~nic(>documento. Son distintos actos administrativos, de distintos órganos de la
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Administración con distintas funciones que originan documentos distintos
Así las cosas, y ateniéndonos al vigente artículo 31 de la Leyde Procedimiento
Administrativo de 1958, la atribución de esta competencia de normalización
y racionalización le correspondería a cada Ministerio respectivo. Sin
embargo, a partir del año 1983. se desarrollaron otras disposiciones legales
sobre tales competencias, y así, la Ley 10/83 de 16 de Agosto de Organización
de la Administración Central del Estado y el Real Decreto de 25 de Julio...