Documentación Agencia De Viajes

DOCUMENTACIÓN EN LAS AAVV

* EXTERNA Y INTERNA.
INTERNA:
1. EXPEDIENTE DE SERVICIO O VENDA(FILE)
Documento que registra la petición de los servicios y los viajes del cliente. Normalmente se formaliza cuando el cliente esta en firme. Existe un documento similar en papel. También en paginas de internet se diseña un formato especial para pedir el servicio por correo electrónico.
Lamayoría de las agencias tienen un expediente único que recoja los datos necesarios del servicio y viaje que facilita la agencia mas habitual.
Todos los expedientes tienen que controlarse a través de el numero de expediente que se repite en toda la documentación. Se puede abrir en el mismo tiempo con la paga y señal. una vez liquidados los expedientes en papel se suelen archivar por el numero dereferencia. Un modelo muy cómodo de formato papel es el tipo sobre y en el interior se guarda todas las copias de la documentación.
Contiene:
* Fecha de inicio del expediente
* Ficha cliente/cliente empresa
* Bastreta: paga y señal
* Bonus
* Albarous/ factura(que no son lo mismo)
* Datos de los viajes
* Información sobre el viaje(servicios, localizador, proveedores,personas)
* Numero de viajeros y los nombres
* Comisión (% y el importe )
2. HOJA DE COTIZACIÓN:
Reflecta la cotización interna de los servicios solicitados o incluidos en el viaje combinado. Los programas informáticos de la hoja de calculo permiten registrar todos los datos y recalculan automáticamente los cambios en los importes facilitando mucho la cotización.

Fecha |Servicio/proveedor | Precio Bruto | % comisión | Comisión en Euros | Net |
15.03.05 | BCN-LON | 300 | 9 | 27 | 273 |
| TRF APT LGW travel priv car | 12 | 10 | 1,2 | 10,8 |
| TW.Hotel Mount Royal precio pax 30*3 noches | 90 | 10 | 9 | 81 |
16.03.05 | Tour REG/ Latin Travel | 9 | 10 | 0,9 | 8,1 |
17.03.05 | WINDSOR TOUR/Latin Travel | 18 | 10 | 1,8 | 16,2 |
18.03.05 | TRF HTL-LGW /Latin Travel| 12 | 10 | 1,2 | 10,8 |
| Asegurança(CAR) Europa | 9 | 20 | 1,8 | 7,2 |
| COSTOS SERVEIS | 450 | | 42,9 | 407,1 |
| MERGE BRUT | | | | 40,71 |
| PVP SIN IVA | | | | 447,81 |
| IVA 18% | | | | 7,32 |
| PVP IVA INCLUIDO | | | | 455,13 |

3. FICHA DE CLIENTE INDIVIDUAL:
El que compra el viaje para el y se responsabiliza del pago del viajes. Es un valiosoinstrumento de marketing directo.
* Clientes reales: los datos de las fichas se extraen selectivas para programas informáticas del expediente de venda
* Clientes potenciales: se tiene que introducir datos intencionado en el menú de los fichas de los clientes
Además de los datos personales como:
* nombre, dirección , teléfonos
tenemos que añadir:
* profesión, indicativos de lasexpectativas culturales, poder adquisitivo, tipos de viajes profesionales a ferias , fecha de nacimiento, aniversario de casado, nacimiento de hijos, aficiones y preferencias viajeras,
* viajes ya realizados(reorienta sobre gustos, capacidad adquisitiva, y sirve como control de la fidelidad del cliente y también podemos ver el grado de satisfacción que han manifestado en los viajes),
* canalde contacto(que confirma el éxito de las campañas de promoción que hemos hecho)

4. FICHA DE CLIENTE-EMPRESA
Recoge los datos de lo clientes-empresa. Los que no viajan por cuenta propia sino por cuenta de la empresa que suele tener crédito con la agencia.
Los datos que tiene:
* Datos generales de la empresa: razón social, teléfono, normativa interna de los viajes y características.* Personas autorizadas a viajar a cargo de la empresa: nombres, cargos, condiciones de viajes, tarjetas de frecuente flyer, números de las tarjetas de crédito de la empresa
* Preferencias viajeras de estos profesionales
* Personas autorizadas a solicitar servicios a cargo de la empresa :nombres, cargos
* Personas de contacto en el departamento contable y datos contables: forma de...