Documentación Comercial (Teoría Contable - FCE)

Documentos Comerciales

La contabilidad se ocupa de reflejar las variaciones que sufre el patrimonio de la empresa, estas variaciones están basadas en documentos que las justifican, estos son los documentos comerciales. Son constancias escritas de las operaciones de tipo comercial realizadas, no solo sirven de base para los asientos contables sino que son un medio de prueba frente acualquier problema que se presente (precisan la relación jurídica entre las partes); además respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (fuente de registración) e individualizan a las personas que intervienen.
Archivo y Conservación
Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realizan.
Deben sercontabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión.
Por ley, deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión.
Partes de un comprobante
a. Encabezamiento:
Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor.
Nombre y número de documento.
Número de C.U.I.T. del comprador y del vendedor.
Número de Ingresos Brutosdel emisor.
Fecha de Inicio de Actividades del emisor.
Condición frente al I.V.A. del comprador y vendedor.

b. Detalle:
Descripción literal y numérica de la operación.

c. Delimitación de responsabilidades:
Firmas o iniciales de las personas que intervienen.
Nombre de la imprenta que imprimió y Nº de C.U.I.T.
Fecha de emisión y numero de habilitación municipal de la imprenta.
Desde yhasta que número se imprimió el documento.
Fecha de vencimiento y código de autorización de impresión (C.A.I.) para los formularios A y B.



1. Documentación relativa al ciclo comercial

Orden de Compra
Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. También llamada Nota dePedido.
Requisitos:
Lugar y fecha de emisión.
Nombre y número de orden del comprobante.
Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.
Número de C.U.I.T.; Ingresos Brutos; Fecha de Inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.
Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario.
Detalle de mercaderías solicitadas.
Condición de pago
Firma del comprador oencargado de compras.
Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.
Debe aclararse que es un documento “no valido como factura” y colocar la letra “X”.
Formas de emisión
Original : para el vendedor
Duplicado: para el comprador
Importancia
Comprador: sirve como constancia de las mercadería que solicitó
Vendedor:sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado.







Remito
Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.
Requisitos:
Lugar y fecha de emisión.
Nombre y número de orden del comprobante.
Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.
Número de C.U.I.T.; Ingresos Brutos; Fecha de Inicio deactividades y condición frente al I.V.A. del emisor.
Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario.
Detalle de las mercaderías solicitadas y precio unitario. No es obligatorio que conste el precio total.
Lugar de entrega.
Medio por el cual se envían mercaderías.
Fecha de emisión del formulario, Nombre y número de C.U.I.T. de la imprenta que confecciona el modelo delformulario, habilitación municipal y numeración de los documentos impresos.
Colocar letra R (Responsables Inscriptos en el I.V.A.) o X (Exentos, No Responsables y Monotributistas)
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador) o el transportista en el caso que intervenga este ultimo en el traslado de las mercaderías.
Triplicado: para la empresa...