Documentacion 14001

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Documentación del sistema de gestión medioambiental (SGMA)
Numeral 4.4.4 Norma ISO 14001:1996

Presentación

1. Documentación requerida en la implementación de la norma ISO 14001

Directrices generales para la elaboración de un manual de gestión medio ambiental

2. Directrices generales para la elaboración de un procedimiento

Directricesgenerales para la elaboración de instrucciones de trabajo

Registros ambientales

3. Bibliografía

PRESENTACIÓN

El texto que se presenta a continuación, contiene el marco teórico de la documentación del SGMA requerida para dar cumplimiento a la implementación de la norma ISO 14001:1996.
Se anexan la aplicación de un procedimiento, una Instrucción y un registro al numeral de lanorma denominado ¨Planificación¨, como una guía para que la empresa construya los demás requeridos en una futura auditoria al SGMA.
1. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 14001
Las empresas deben redactar en forma clara, resumida y sencilla “que es lo que hacen” sobre el Sistema de Gestión Ambiental, y actuar tal y como lo habían escrito.
El Sistema de GestiónAmbiental (SGMA) de la empresa, deberá presentar una base documental que dé consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de la organización. Con una correcta documentación escrita se consigue poner al alcance de cualquier miembro de la empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la implementación del sistema, así como su mantenimiento. Este soporte documental debe guardarrelación en todo momento con el tamaño de la empresa y la complejidad de sus actividades. En definitiva, la documentación debe ser suficiente pero no excesiva, para asegurar así la operatividad del sistema.
La Norma ISO 14001:1996 establece en su parágrafo 4.4.4 las exigencias mínimas que el SGMA debe cubrir con respecto a la documentación: “La organización debe establecer y mantener al día, en papelo en formato electrónico, la información para:
a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación
b) Orientar sobre la documentación de referencia
La documentación debe ser redactada en un lenguaje sencillo, los contenidos deben tener ideas resumidas y concisas sobre los aspectos concernientes al SGA. Por último, los contenidos deben ser claramente llevados ala práctica, de la misma manera que “la práctica debe estar recogida en la documentación”.
La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerárquicos, de la siguiente manera:
▪ Nivel I: Manual de Gestión Ambiental

▪ Nivel II: Procedimientos

▪ Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos

▪ Nivel IV: Registros ambientales (sinser considerados documentos como tales, sí forman parte de la documentación del SGMA, siendo elementos indispensables en la comprobación de su funcionamiento real).

Es importante resaltar que cada uno de los documentos relacionados anteriormente se representan por medio de íconos para su identificación, así :

Todo documento del sistema deberá ser editado, revisado y aprobado por losrespectivos responsables del mismo. En la Figura 1 se muestra gráficamente la organización jerarquizada de la documentación del SGMA.

Figura 1. Niveles de la documentación del SGA

Una manera de afrontar la documentación del SGMA es identificando inicialmente que elementos de la norma exigen un “Documento, Procedimiento o un Procedimiento Documentado”, para tal efecto la Tabla 1 relaciona loselementos de la norma ISO 14001:1996 con su requerimiento:

Tabla 1: Elementos de la Norma ISO 14001 con requerimientos documentales
|Elemento de la Norma |Documento |Procedimiento |Instrucción |Registro |
|4.2 POLÍTICA AMBIENTAL | | | | |
|4.3...