documentacion cuestionario

IDENTIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
-Identificación de los archivos mecánicos
1. ¿A qué se le llama identificación de los archivos mecánicos?
Es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización.

2. ¿Cuáles son los objetivos de la identificación de archivos mecánicos?
A) Ofrece al usuario laidentificación necesaria para hacer un trabajo específico.
B) Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
C) Guarda la documentación el tiempo que sea útil.
D) Establece un archivo organizado en forma sistemática en toda la documentación empleada y necesaria.
E) Que tenga un sistema eficaz de reproducción del dos.
F) Archivado en comunidad con las normas, leyes ydisposiciones legales.

3. ¿Cuáles son las ventajas y limitaciones de los archivos mecánicos en la identificación?
1) dispone de diferentes elementos para la realización del trabajo
2) ordenaciones para la realización de dibujos y textos
3) planos en láminas para plasmar
4) impresora para pasar a otros toda la información del trabajo
5) guillotina para recortar laminas
6) tal adorar parael archivado tanto de planos como de folios

4. ¿Cuáles son los procedimientos para manejo de disposición de documentos?
Lo primero que se hace es el relleno de las hojas de control de acuerdo a los datos que necesitamos para un prefecto archivado. Esta hoja de control es igual a la que describimos y de la cual tenemos un ejemplo:
Una vez rellenada esta hoja se guarda junto a los demáscatálogos en una carpeta o sobre, para tal uso esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayuden en la labor general para realizar las tareas de la oficina técnica.

Implementación de archivos mecánicos.

5. ¿Qué es una gaveta?
Un cajón o gaveta, es un receptáculo en el cual pueden colocarse y están incorporadas e mesas y escritorios de otrasmesas, para resguardar artículos privados o información confidencial, muchos cajones tienen cerraduras.

6. ¿Qué son los marbetes?
Cedula que por lo común se adhieren a las piezas en cajas, botellas, frascos u otros artículos y en los que se suelen escribir o imprimir la marca de fábrica o expresar en un rotulo lo que dentro se contiene y a veces sus cualidades, usos, precio, etc.

7. ¿Qué sonpestañas?
Elemento que se encuentra como interfaces gráficos que permiten cambiar entre distintos documentos en forma rápida. Que generalmente consta de un texto, dentro de un cuadro rectángulo y se ubica una a lado de otra.

8. ¿Qué son los ficheros?
Son unas unidades lógicas de almacenamiento que definen el propio sistema operativo y está constituido a nivel interno por un conjunto de registrológico.

9. ¿Qué son los tarjeteros?
Es una caja o mueble con cajonería donde se pueden guardar ordenadamente para fichas o temas o por orden alfabético.

Control y resguardo de documentación

10. En el flujo de documentación, ¿Qué es recepción?
En el área de recepción, se realizan los procesos de negación o verificación de los elementos terminados y mercancías donde se comprueban tantoel material y lo físico.

11. En el flujo de documentación, ¿Cómo es el despacho?
El flujo de documentos describe el historial de un documento de ventas, oferta, pedido de cliente, entrega, factura, devolución y entrega

12. En el flujo de los documentos, ¿Qué es el envió?
Los envíos de documentos se hacen al departamento de archivo general de forma tradicional se recibe y conservantemporalmente de acuerdo al tipo de documentos y el periodo de vigencia de ellos mismos

13. En el resguardo de documentos, ¿Qué es la actualización?
El flujo de documentos se utiliza a nivel de documentos así como posiciones individuales.



14. En el resguardo de documentos, ¿a qué se le llama archivo histórico?
Conjunto de documentos sean cual sean, según sus fechas, su forma o soporte,...