documentacion de alamcenes

Estructura de Documentación
Estructura Organizativa de los almacenes
La estructura organizativa de un almacén sigue el ciclo de almacenamiento que se presenta a continuación


¿CÓMO ESTÁN ORGANIZADOS LOS ALMACENES?
La mejor forma de organizar el área será mediante subsistemas encargados de cada una de las etapas del ciclo, existirán así, las siguientes unidades:

RECEPCIÓN:
Se encargaráde recibir y verificar los artículos que ingresan por comprar, devolución, servicio, canje o donación. Para realizar esta función, deberá coordinar las actividades de transporte, manipuleo e ingreso en almacenes de los materiales adquiridos.
Abarca también la consolidación de un informe de recepción, en el que se indicaran los datos necesarios para comprobar si los materiales recibidos sonrealmente los solicitados y si llegan en buen estado, además de verificar cantidades, calidad y procedencia. Copias de este informe son enviadas a contabilidad, producción, compras y a los almaceneros, quienes darán su conformidad con lo ingresado.
El trabajo de recepción puede ordenarse de acuerdo a etapas bien definidas, que se muestran a continuación





ALMACENAMIENTO:
Las funciones dealmacenamiento se inician después que recepción ha ingresado el producto. El almacenero verifica el material y lo traslada hasta su ubicación correspondiente. La ubicación debe elegirse de manera que las entregas pueden realizarse en forma rápida y sin errores; debe ser fácil saber dónde está, cuál es la cantidad en relación a la unidad de entrega y qué dificultades existen en su traslado.
Lasfunciones de almacenamiento también incluyen:
o La definición de las mejores condiciones para el mantenimiento de los bienes (protección contra agentes externos: clima, polvo, medios corrosivos, etc.; y daño por agentes internos).
o El planeamiento y asesoría en la puesta a punto de nuevas áreas de almacenamiento, estableciendo qué cantidades de material debe ser depositada en cada espacio.
o Lamanipulación de acuerdo de los materiales almacenados mediante los equipos de manejo de materiales con que se cuenta, y solicitar la adquisición de los medios que se juzgue necesarios para un mejor trabajo, rápido y menos costoso.
o Finalmente el almacenero deberá elaborar un programa de seguridad eficaz para la totalidad de las áreas y recursos puestos a su cargo. Ello incluye el cuidado ylimpieza de los almacenes, la rotulación de mercaderías peligrosas, el alumbrado adecuado, la dotación de equipos de seguridad para las áreas (extinguidores de incendios, barricadas, etc.) y para el personal empleado (casco, ropa e implementos de seguridad).
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN:
Dentro del ciclo de almacenamiento, la distribución se encarga de hacer llegar al usuario las cantidades requeridas, losmateriales necesarios para producir o vender, según el giro de la empresa: fabril o comercial.
El despachador efectúa fundamentalmente trabajo documentario, y por esto es usual que sus labores sean absorbidas por el almacenero de productos terminados; el documento más importante para el trabajo del encargado de distribución es la Nota de Salida, en la cual, similarmente a la nota de ingreso, seconsignan los datos del usuario, la orden de trabajo o centro de costos para el que se solicita material, la ubicación del material, la cantidad, la fecha de salida y la firma del usuario que recibe el despacho.
Esta información es enviada también a contabilidad, producción y a los almaceneros, para que den su conformidad con lo despachado. Finalmente, la etapa de distribución está encargada delembalaje de los materiales por despachar, para la cual debe determinar la forma más adecuada (bolsas, cajas, cilindros), con la finalidad de que lleguen al usuario sin deterioro alguno.
Se encargará así mismo, de rotular y establecer normas para su manipuleo, en forma clara y precisa, en el exterior de los empaques; y preparar las guías de remisión y permisos especiales – si se necesitasen –...