Documentacion en las organizaciones

GESTION DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION EN LAS ORGANIZACIONES: UNA APORTACION BIBLIOGRAFICA.

1. Terminología:
La procedencia académica y nacional de los científicos de la información determina que los términos designen conceptos distintos y que haya conceptos de variados significados. Los límites y naturaleza de la Ciencia de la Información son objeto constante de reflexión.
En su Tratadode 1834 Otlet propuso un concepto integrador de Documentación que mas tarde derivo en tres perspectivas, biblioteconómica, documental e informativa. Dentro de esta ultima se inscriben tres escuelas, la anglosajona de la Information Sciencie, la soviética de la Infomatika y la alemana de la Informations und DoKumentationwissenchaft.

2. Información: Enfoques:
López Yepes presenta losiguiente:
• Como mensaje informativo que contiene ideas, juicios o hechos.
• Como mensaje documentario sobre el que se ejerce el proceso documental.
• Como elemento del proceso de conocimientos, después de los datos y antes de conocimiento y saber.
• Como proceso documental caracterizado por la difusión de mensajes que previamente han sido observados y obtenidos en un proceso informativo anterior.• Como proceso, modo y medio informativos. Informar es dar forma a un mensaje para ser transmitido de un modo determinado y a través de un medio determinado.
• Como bien económico.

3. Documentación como organización:
Otlet consideró la Documentación como ciencia, técnica y organización. En virtud de este tercer aspecto se hace operativa y práctica al colaborar en el trabajo intelectual,cooperar documentariamente en todos los campos y actuar en los servicios y sistemas de información.
La tipología de las organizaciones:
• Formales: cuando deliberadamente dos o más personas coordinan su actividad para lograr algún objetivo.
• Informales: si la contribución mutua es eventual, incide en el propio concepto de sistema de información, organización formal por antonomasia.

4.Documentación como sistema. Sistemas de Información y Documentación:
La perspectiva informativa de la Documentación ha llevado a configurarla como medio de mejorar la actividad empresarial, especialmente como apoyo a la toma de decisiones.
El hombre necesita crear sistemas que posibiliten obtener, transformar y utilizar las ideas. Por ello integra conjuntos de personas, medos y procedimientos que tienencomo objetivo adquirir, procesar y proporcionar información para resolver los problemas y la acción subsiguiente.

La planificación de un sistema comprende tres fases:
A) Análisis del sistema. Se establecen los objetivos en función de los usuarios, información tratada y características generales del sistema.
B) Planificación propiamente dicha. Se tiene en cuenta fundamentalmente la tecnología aemplear según las necesidades del sistema.
C) Evaluación de objetivos y fines según el tipo de usuarios.

GESTION DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION EN LAS ORGANIZACIONES (G.I.D.O.) = INFORMATION MANAGEMENT (I.M.)

1. Definiciones:
• Woodman: Es todo lo que se refiere a la obtención de la información adecuada, de la forma adecuada, para la persona adecuada, a su precio adecuado, en el tiempoy lugar adecuados para tomar la decisión adecuada.
• Adams: Es una función de alta dirección que desarrolla un conjunto de políticas, programas y procedimientos para planificar, administrar y controlar eficazmente las necesidades de información y para apoyar los recursos de tratamiento de la información.
• Cronin: Función a realizar por altos directivos a fin de desarrollar una política, unprograma y un plan de acción a ejecutar de modo eficiente y efectivo, administrar y controlar las exigencias de la información y mantener las fuentes de su tratamiento.

2. Panorama actual de la Información y Documentación:
Actualmente resulta vital contar con la información pertinente y en el momento preciso, proporcionada de manera fluida y extraída del enorme cúmulo que se forma con el...