Documentacion organizacional

TALLER

1. Porque es importante la gestión documental en la organización?

La gestión documental se ha convertido en los últimos tiempos como uno de los grandes objetivos de las organizaciones de todos los sectores como industriales, financieros etc.; sin embargo vemos que el concepto de gestión documental no es un concepto que siempre se hubiese usado en las organizaciones podemos decir quelas empresas en los últimos años se han relacionado en gran medida con este aspecto, relacionándolo que el GD hace parte de la administración de los flujos de documentos de la organización y se reconoce aspectos de gran importancia incluidos en este concepto, como son:

• Memoria institucional

• Cumplimento de las leyes establecidas por el Estado que obligan a las entidades entregar yrecibir inventariados los documentos de los archivos (LEY 4 DE 1913)

• El generar conciencia de la importancia de los documentos y el valor de la información

• Facilitar la recuperación de la información con el fin de suplir las necesidades de los usuarios, poniéndolo a su disposición según se establezca, apoyando también la toma de decisiones dentro de la organización

Podemos decir que todaslas cosas que contempla la gestión documental en una empresa se vuelve un gran reto para ellos porque son muchos los procesos que incluye que se deben hacer para el buen funcionamiento, quizás uno de los grandes problemas que se pueden ver a grandes rasgos es que las empresas no están todavía bien preparadas para asumir procesos de este tipo ya que no ha habido una correcta capacitación yconcientización del cuidado, conservación y manejo de la información.

2. Puede ser el Sistema de Gestión documental análogo y digital?

Actualmente podemos decir que nos encontramos en una gran discusión si lo digital de alguna u otra forma reemplazará lo análogo, como se pudo observar en las lecturas se hace una importante comparación y se puede visualizar las ventajas de cada una.
Para nosotrosla gestión documental ha sido entendida como la gestión de documentos haciendo referencia al papel, obviamente tenemos que tener en cuenta que “Documento” hace referencia al testimonio viviente de algo, registrado en cualquier tipo de soporte, es por eso que la gestión documental es vista en diferentes contextos. En este siglo XXI las sociedades son vistas de una forma distinta gracias a losavances tecnológicos como es el internet que ha hecho que las personas cambien sus comportamientos a nivel social, económico etc., en este momento somos definidos como la sociedad de la información donde hemos ido “reemplazando” de alguna u otra forma lo físico y hemos hecho más el uso de tecnologías de información.
La gestión documental si puede ser aplicado a lo análogo y digital porque de la mismamanera que los papeles deben pasar por un proceso de inventario, de selección, de organización así mismo debe ser con los recursos electrónicos porque como lo vimos anteriormente el documento puede venir en diferentes soportes y sea el que sea a este se le debe aplicar un sistema de gestión documental que cumpla con lo requerido, quizás para muchas organizaciones el manejo de documentoselectrónicos tiende a ser dispendioso y por eso prefieren generar duplicidad de los documentos con el fin de tener un soporte en papel. La solución para este tipo de dificultades es plantear políticas dentro de las organizaciones para el manejo de documentos electrónicos, evitando duplicidad, seguridad y recuperación.

3. Que debilidades encuentra en la Gestión documental?

Considero que las debilidadesde un sistema de gestión documental se dan más en la parte de la organización, el desarrollar un sistema como este debe ser un proceso bien elaborado donde se tenga un gran conocimiento de la organización a la cual se le va a implementar, por qué esto? El conocer la organización permite al profesional identificar que tipo de documentos se producen en la organización, el nivel de documentos, y...