Documentacion Respaldatoria

Monografía Nº2: Documentación respaldatoria.

La documentación respaldatoria, son aquellos documentos comerciales, extendidos por escrito, que actúan como comprobantes en las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo a los usos y costumbres generalizados y a las disposiciones de la ley. Son de mucha importancia ya que mantienen registrados todos los movimientos que sellevan a cabo dentro de la empresa y respaldan la contabilización realizada de la misma.
Sus principales funciones son:

• Constituir un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
• Son elementos fundamentales en la contabilización de las operaciones de la empresa.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa y la comprobación delos asientos de contabilidad.
• Identifican a las personas que intervienen.

Se los clasifica en documentos internos y externos a la empresa. Los documentos internos son los comprobantes emitidos por la empresa para ser utilizados dentro de la misma, mientras que los externos son aquellos emitidos por la empresa hacia terceros y de terceros hacia la empresa.

Documentos Respaldatorios• Orden de compra: Es el comprobante a través del cual el comprador efectúa el pedido de mercaderías al proveedor. Se extiende en original y duplicado. El original es enviado al proveedor y sustenta la confección del remito y la factura, mientras que el duplicado queda en poder del comprador y sirve, junto con el remito original, para controlar las mercaderías enviadas por el proveedor ydeben adaptarse a la cantidad y calidad de las mercaderías solicitadas.
Debe contener los siguientes datos:
1. Lugar y fecha de emisión.
2. Nombre y domicilio del comprador.
3. Nombre y domicilio del proveedor.
4. Numero de la orden
5. Cantidad y calidad de las mercaderías solicitadas
6. Condiciones de venta: precio,forma de pago, bonificaciones, descuentos.
7. Fecha y lugar de entrega
8. Firma de la persona autorizada.


• Remito: Es el comprobante que acompaña a las mercaderías vendidas en el momento de su entrega al comprador, especificando la cantidad y calidad de las mismas. Lo emite el vendedor en original y duplicado. Si las mercaderías, lego de sus correspondientescontroles, concuerdan con la cantidad y calidad con las especificadas en la orden de compra y el remito, el comprador presenta su conformidad firmando el duplicado del remito el cual vuelve al vendedor, quedando el original en poder de quien recibe las mercaderías. En caso de no haber conformidad con las mercaderías recibidas, se procede a su devolución entregando los dos ejemplares del remito sinfirmar el duplicado. Con el remito, el comprador justifica el ingreso de las mercaderías en los depósitos y controla la factura correspondiente, mientras que el vendedor justifica la salida de las mercaderías y emite la factura correspondiente.
Debe contener los siguientes datos:
1. Lugar y fecha de emisión
2. Nombre o razón social y domicilio del vendedor3. Numero de CUIT del vendedor.
4. Nombre, domicilio y numero de CUT del comprador
5. Numero de remito, pre-impreso, consecutivo y progresivo.
6. Referencia a la orden de compre.
7. Lugar de entrega de las mercaderías
8. Firma del vendedor en el remito original.
9. Conformidad del comprador en el remito duplicado.• Factura: Es el comprobante que el vendedor confecciona una vez que las mercaderías se entregaron. En este momento el cliente registra su compromiso de pago y el vendedor el derecho a cobrar. Se emite en original y duplicado. La factura original se envía al cliente, quien la controla con la orden de compra y remito respectivo, y la duplicada queda en poder del vendedor quien procede a efectuar...