Documentacion

QUE ES UN DOCUMENTO?
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijadaen un soporte.
tal como yo los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.









QUE ES LADOCUMENTACION?
En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información, que proporciona información sobre algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.

Siguiendo a Fuentes i Pujol se puede señalar a la Documentación como una ciencia auxiliar e instrumental. También es unaciencia en sí misma y una de las finalidades primordiales de la Documentación es informar.

A falta de un consenso, hay diversos autores, como Juan Ros García o José López Yepes, que la consideran una ciencia (documental), a la vez que una disciplina, no sólo una técnica. También pueden considerarse, en sentido general, las ciencias de la documentación y la documentación como sinónimos, si el contextono perturba la intención del emisor, es decir, si no se distorsiona el mensaje del interlocutor porque no se dé ambigüedad semántica.

La documentación es un proceso compuesto de varias actividades, a saber:
a. Determinar qué información es necesaria e identificar los medios para conseguirla;
b. Registrar la información descubierta y almacenarla en los contenidos apropiados
(llamadosdocumentos) o reunir los documentos ya existentes que contienen la
información necesaria;
c. Organizar los documentos para hacerlos más accesibles; y
d. Transmitir realmente los documentos al usuario que necesita la información.
La documentación podría corresponder igualmente a una parte específica de este
proceso. De esta manera, la documentación podría significar el acto de registrar lainformación, o el acto de reunir u organizar los documentos.

Principios comunes rigen los dos tipos de documentación, especialmente en lo relativo a
la organización de documentos, destinados a facilitar el acceso a la información. Los dos
tipos de documentación aplican técnicas como la asignación de identificadores (como los
títulos) y los indicadores (como los códigos de clasificación o losnúmeros de registro) a
los documentos con el propósito de hacer más eficaz su almacenamiento y recuperación.











CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina deescribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible...