Documentacion

TEMA:

Dr:

DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA

Leonidas Limache Luque

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
COMUNICACIÓN FORMAL
Entidades públicas y privadas
Dependencias del Estado
Congreso de la República
Ministerios
Regiones
Municipalidades
Universidades
Instituciones Financieras, culturales, sociales

educativas, etc
* Constituyen pruebas legales

PRINCIPIOSFUNDAMENTALES
1.-FORMALIDAD.- Redacción de acuerdo a normas,

pautas, esquemas o formatos establecidos ( a
veces uso de formularios).
2.- SIMPLICIDAD.- Breve y conciso, lenguaje común
sencillo y técnico, ser claro.
3.- RACIONALIDAD.- Eliminar toda exigencia
costosa. Procurar redactar documentos breves,
directos, concretos. Ahorrar energía y materiales

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
4.-FLEXIBILIDAD.- No debe tener rigidez.

Debe tener amplitud de criterio y espíritu
democrático.
5.- EFICACIA.- Todo documento debe ser
capaz de persuadir o conducir a la acción al
menor tiempo posible y al mínimo costo.

PARTES DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
ENCABEZAMIENTO.- Extremo superior del
documento.
Comprende:
Membrete
Nombre del año
Lugar y fecha
Código
Destinatario
Asunto yReferencia
 1.-

PARTES DE UN DOCUMENTO
2.- TEXTO
Es la parte central y principal de todo documento
3.- TÉRMINO
Es el extremo inferior del documento que incluye:
Antefirma
Firma
Posfirma
Sello
Anexo
“con copia”
Pie de página

EL ENCABEZAMIENTO
1.- MEMBRETE
Identifica a la institución que envía el documento.
En los Ministerios: el Gran Sello del Estado y elnombre de

la dependencia ministerial.
En las instituciones privadas el nombre de la razón social
Además puede contener: emblemas, figuras, dibujos,
direcciones, número telefónico.
Se imprime en la parte superior izquierda del documento.
Si A4 a 1.1/2 y si A5 a 1 centimétro.

Puede ser un papel membretado y estar en parte

central
En la impresión de membretados debe haber
armonía oequilibrio de tipos de letras y figuras.
Al membrete se le conoce también como timbre.
El papel membretado se usa sobre todo para la
comunicación oficial.

NOMBRE DEL AÑO
Es una denominación que

anualmente da el

gobierno.
Su objetivo es remarcar la intención de expresar
un programa anual o ideal que destaque en el país.
Es obligatoria en toda documentación oficial que
seenvían fuera de la institución.
Se ubica en la parte central superior del
documento

LUGAR Y FECHA
Indica dónde y cuándo se elabora el documento.
Comprende la localidad y el día; el mes y el año.
Puede ser de dos maneras:
Tacna, 20 de junio de 2014
Tacna, junio 20 de 2014
Puede omitirse el lugar si ya aparece en el membrete
En algunas dependencias se deja en blanco la fecha yposteriormente se pone con un fechador: 20-06-14
20-JUN-2014

EL CÓDIGO
Individualiza al documento e identifica a la

institución o dependencia. Distingue lo siguiente:
Nombre completo del documento. OFICIO N°
El número correlativo, un guión y las dos últimas
cifras del año. 105-14
Las siglas de la institución y dependencia
administrativa. ULC-OP
Quedaría así: OFICIO N°105-14-ULC-OP
El código debe subrayarse. El número implica tres
dígitos.

DESTINATARIO
Identifica a la persona, dependencia, institución o

empresa a quien va dirigido el documento.
No llevan DESTINATARIO: la Resolución, la
Directiva, el Contrato, el Certificado, el Acta.

ASUNTO
Es el resumen o la síntesis del documento.
Aparece la palabra ASUNTO seguido de dos

puntos.
 Ejemplo:ASUNTO: Cambio del Jefe de Personal.
Excepcionalmente un documento puede tratar
dos o más temas estrechamente vinculados.

REFERENCIA
Hace mención a los antecedentes del documento que

se elabora.
Es algo complementario. No es obligatorio.
Implica respuesta a un documento.
Aparece la palabra de REFERENCIA seguido de dos
puntos.
Ejemplo:
REFERENCIA: Of. N° 012-MPT-14

de...