Documentación de Sistemas



INTRODUCCIÓN

Los manuales son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que facilitan al interior de cada área, la integración de las distintas unidades administrativas a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier usuario interno y externo, el conocimientopreciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan.
La presente investigación pretende servir de orientación y ayuda a los responsables de elaborar este tipo de instrumentos como lo son los manuales; además contiene la descripción de los apartados necesarios para su elaboración, con la finalidad de que se comprenda mejor el tema. .
En el mundo globalizado de hoy es necesario quelas empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitirlas auditorías.
Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puede elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado. Con la documentación se puede mantener y actualizar lossistemas de información de una empresa frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal, adquisición de tecnologías y otros.


DOCUMENTACIÓN.La Documentación de sistemas consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otras palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen lossistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

TIPOS DE DOCUMENTACIÓN.

Existen varios tipos de documentación:
Interna: Es aquella que se crea en el mismo código, ya puede ser en forma de comentarios o de archivos de información dentro de la aplicación.
Externa: Es aquella que se escribe en manuales. Dentro de esta categoría también se encuentra la ayuda electrónica. Los tipos de DocumentaciónExterna son:
Documentación de Programas
• Explica la lógica del programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos.
Documentación para usuarios
• Explica el sistema en forma general, su naturaleza y capacidades y cómo usarlo.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN.

La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantenery actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención. Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estaráinvolucrado y no podrá moverse a otra asignación. La documentación de sistemas:
Constituye el respaldo formal de la información.
Facilita el conocimiento, interpretación, comprensión y divulgación del sistema.
Elimina los riesgos de dependencia con respecto a determinados individuos que conocen el sistema.
Es un elemento fundamental para la adecuada capacitación de los usuarios del sistema y...