documental

DIAC
DIRECCIÓN DE IMPRENTA,ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA DIAC

NOMBRE: Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia – DIAC.
VISIÓN: En el 2014 ser el eje estructural de la
CGR para la consecución, manejo y disposición de
la información, convirtiéndose en sujeto activo en
el proceso misional de la institución.
OBJETIVO: Dar a conocer a todos los funcionarios
de la CGR, las actividadesque se ejecutan en el
proceso de Gestión Documental.

FUNCIÓN DIAC

Desarrollar políticas de
gestión documental para
aplicar a la Contraloría
General de la República

QUÉ HACE LA DIAC?
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

QUÉ HACE LA DIAC?
PLANEACIÓN

Transferencias
Eliminaciones
Capacitaciones
Visitas a gerencias
Jornadas Archivísticas
Intervención a Fondos AcumuladosMejoramiento de procesos
Implantación de nuevos métodos y
tecnologías

QUÉ HACE LA DIAC?
ORGANIZACION

 ARCHIVOS DE GESTION
 ARCHIVO CENTRAL
 ARCHIVO HISTORICO
 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
A partir de lo establecido en la normatividad expedida
por el Archivo General de la Nación (Ley 594 de 2000 y
Acuerdos reglamentarios)

QUÉ HACE LA DIAC?
ARCHIVO CENTRAL
CIONES TÉCNICAS

QUÉHACE LA DIAC?
ARCHIVO DE GESTION

QUÉ HACE LA DIAC?
CONTROL

Procedimientos de Gestión
Documental en CGR

Actividades de personal DIAC
Correspondencia
Control de planes y programas

QUÉ HACE LA DIAC?
FUNCIONES TÉCNICAS

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8. DISPOSICIÓN FINAL

7. CONSERVACIÓN

1. PRODUCCIÓN
2. RECEPCIÓN

6. CONSULTA

3. DISTRIBUCIÓN

5. ORGANIZACIÓNT.R.D.

4. TRÁMITE

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL:
1. PRODUCCION

Generación de documentos en cumplimiento de sus funciones
 Creación y diseño
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
 Medios
y técnicas de producción
DEFINICIÓN:
de
 Generación
Tipos de soportes
documentales
documentos de las instituciones en
Tamaño
cumplimiento de sus
Calidad
funciones. (GRGA)
Gramaje
Tintas
Instructivospara diligenciar formularios
Definición de tipologías según TRD
Periodicidad

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL:
2. RECEPCION
Operaciones de verificación y control para la admisión de
documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica

 Identificación de medios de recepción:
mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web, otros.
 Recibo dedocumentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias,
anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL:
2. RECEPCION

1. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

Asignación de un número fecha y
hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación
 Registro impreso de planillas de
radicación y control.

PROCESO DE GESTIONDOCUMENTAL:
2. RECEPCION
2. REGISTRO DE DOCUMENTOS
 Recibo de documentos oficiales
 Verificación y confrontación de folios, copias,
anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Nombre de la persona y / o
 Entidad Remitente o destinataria
 Nombre o código de la(s)Dependencia(s)
 Número de radicación,
 Nombre del funcionario responsable del trámite,
 Conformación del consecutivo decomunicaciones oficiales despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a
partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL:

3. DISTRIBUCION

Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
1. Distribución de documentos externos (Recibidos)
 Identificación de dependencias destinatarias
de acuerdo ala competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o
casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.
Reasignación de documentos mal
direccionados.
Registro de control de entrega de documentos
recibidos.

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL:
3. DISTRIBUCION

Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a...