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PREPARACIÓN DE UNA REUNION:


1. Defina quienes deben asistir a la reunión:

Es recomendable invitar únicamente a las personas que sean necesarias; aquellas que le ayudarán a lograr los objetivos y le brindarán una variedad de perspectivas sobre los temas a tratar. Estos podrían ser: Tomadores de decisiones clave para los asuntos planteados; personas con información o conocimiento de lostemas; aquellos que necesiten conocer la información para poder realizar su trabajo; personas que se requieran para poner en práctica las decisiones tomadas.

2. Construya la agenda de la reunión:

La elaboración oportuna de la agenda de reunión, puede determinar el éxito o fracaso en la ejecución de la reunión. Tener claro cual será el objetivo, conocer los resultados deseados, y saber cuál esel rol de cada participante dentro de la misma; son aspectos determinantes para realizar una reunión exitosa.

3. Tome decisiones junto con el grupo:

Tomar decisiones junto con el grupo puede resultar algo difícil, por lo tanto debe estar preparado para el evento. Es recomendable , seguir una serie de pasos como: Asegurarse que todos los participantes entienden que el propósito de la reuniónes tomar una decisión; explicar cuál será el proceso de toma de decisiones que será utilizado; recolectar y distribuir todas las opiniones de expertos y antecedentes, para que el grupo tome una decisión informada; notifique a todos los participantes sobre la necesidad de revisar la información previo al inicio de la reunión .

4. Maneje los asuntos finales:

Si considera que es momento oportuno definalizar la reunión, realice los siguientes
pasos:

1. Resuma brevemente lo que ha sido logrado.

2. Establezca las acciones a seguir: Determine responsables, comunique el plan de acción, y resalte las fechas importantes.

3. Si es necesario programe otra reunión.

4. Solicite al grupo una evaluación de la reunión

5. Desarrolle un “plan de comunicación y acción”:

Un plan de comunicación yacción de cierre incentiva a los interesados de las decisiones clave, y ayuda a asegurar que todos han percibido la misma información. El mismo debe tener tres elementos:

1. Resultados y decisiones específicas producto de la reunión.

2. Responsables de realizar las tareas.

3. Estimaciones sobre la duración y la conclusión de las tareas.

CONDUCIÓN DE UNA REUNION:


a) Iniciación de la reuniónEl primer paso es establecer una atmósfera amigable, saludando a los participantes cuando estos llegan. Hay que conversar informalmente con cada uno de ellos y presentar entre sí a los que no se conocen. Esto crea una atmósfera de cooperación amigable. También se debe comenzar a tiempo y comunicarles a los participantes cuándo finalizará la reunión. Empezar tarde es una falta de cortesía con laspersonas que llegan a tiempo.
Una vez se inicie la reunión es conveniente utilizar algo dramático, novelesco o humorístico que pueda enganchar la atención de los participantes para enfocarlos en el problema actual. Reserve la bienvenida hasta que tenga la atención completa del grupo. Algunos participantes han oído esas bienvenidas tan a menudo que han aprendido a no escucharlas. Una vez que se desconcentran, toma un tiempo el volverse a concentrar.
Después de darle la bienvenida al grupo, póngalos brevemente al día en el tópico y revise el problema que se va a tratar incluyendo por qué se formó y por qué es importante. Los informes de los comités y los informes básicos deben representarse aquí cuando forman resúmenes breves. Idealmente deberían haber sido enviados como anexos a la agendade participantes para que los revisaran antes de la reunión.
Finalmente, exprese en forma detenida y enfática el propósito de la reunión. Si le parece que alguien no lo entendió, repítalo y explíquelo de nuevo. Esté seguro de que todos entienden la razón de la reunión.

b) Liderando la reunión
Como líder, su responsabilidad personal es lograr las metas de la reunión lo más pronto posible. Así la...