DOCUMENTO BASE PLANEACI N DE EVENTOS

1. DOCUMENTO BASE PLANEACIÓN DE EVENTOS


Las etapas en la organización de eventos referentes a la primera etapa de pre-evento o planeación esta compuesta por 12 etapas, siendo estas las que se ilustran a continuación:

1. Definir el objetivo del evento: Nombre y tipo, determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento, Corto y llamativo, adecuado al propósito que se persigue con larealización del Evento. En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional
2. Crear y nombrar comités del evento:
a. Coordinador general: Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de lainstitución y sociedad en general.
b. Coordinador de programa – académico: Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento. Principales funciones: Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes, escoger temas a tratar y las actividades a realizar, estructurar el programa técnico, seleccionar a los conferencistas y/oponentes, seleccionar coordinadores de actividades, establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final del trabajo, entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución, estructurar el programa social, elaborar el programa de acompañantes, fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar lasactividades ejecutadas y programar acciones pendientes, mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas
c. Coordinador de Finanzas: Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones: Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo, buscar recursos económicos necesarios,abrir cuentas bancarias, mantener reuniones periódicas con el comité organizador, establecer las prioridades de gastos, efectuar los pagos, llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
d. Coordinador Servicios generales: Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Funciones: reservación del centro deconvenciones, montaje de los salones, alquiler de equipos de sonido, alquiler de todos los equipos audiovisuales, reproducción del material, organización y contratación del personal técnico.
e. Coordinador de transporte: Sus funciones, coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo, coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales, coordinar losservicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
f. Coordinador de seguridad: Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes, vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios, constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios,coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios
g. Coordinador de recepción y registro: Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes, recibir a los invitados especiales, brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados, coordinar todo lo referente a la inscripción, diseñar las planillas de inscripción,entregar al material, suministrar información.
h. Coordiandor de relaciones publicas y promoción: Diseño y elaboración del logotipo, diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos, promoción interna y externa, diseño y compra de todo el material promocional, elaboración de las pancartas, planificación y...