Documento como soporte

El concepto de documento como soporte de la información

Una vez esbozada la distinción entre los conceptos de dato, información y conocimiento, queda describir cuál es el papel que juega el concepto de documento dentro de todo este escenario.

En términos generales, se puede afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano. Desde elprincipio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los edificios sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de tipo de objeto o materiales. En la actualidad, con eldesarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está apostando cada día más por los formatos digitales para recoger la producción intelectual.

Para referirnos a todo este tipo de objetos o materiales utilizamos normalmente el término “documento”. O, dicho de otra manera, es posible identificar como documento todo aquel soporte donde se represente algún tipo de información.En este sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de video, un DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web.

Los documentos se caracterizan por poseer dos dimensiones: por un lado son algo físico y, por otro, contienen asociado un contenido informativo o información.

Larelación entre los conceptos de documento y dato parece bien sencilla. Si el dato es el soporte físico de la información, el documento debe ser entendido como un conjunto de (un tipo especial de) datos.

Sobre la relación entre los conceptos de documento e información, diremos que si la información debe entenderse como el contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación, eldocumento aparece como el objeto material donde se puede representar y materializar información. Esta representación y materialización permite explicar varias cosas. Por un lado, permite explicar cómo se puede transmitir la información: la información se representa (se asocia) en un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Y,por otro lado, permite también dejar claro por qué la conservación y almacenamiento del documento significa también la conservación y almacenamiento de la información que éste contiene. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó para asociarle ese contenido semántico concreto para poder recuperar esa información después del almacenamiento deldocumento.

Por último, en lo que se refiere a la articulación del concepto de documento frente al de conocimiento, entendido como estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del propio sujeto. Frente a estos estados mentales, y a partir de su dimensión física y su capacidad de transportar información, el documento juega un papel muyimportante: éste aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar esos estados mentales que residen exclusivamente en la cabeza de las personas. Y, al igual que pasaba en el caso de la información, esta representación y materialización permite explicar la transmisión y el almacenamiento de conocimiento a partir de la transmisión y almacenamiento de documentos.

En estesentido, por un lado, el conocimiento que reside en la cabeza de un individuo se plasma en un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento: cuando otro individuo es capaz de obtener la información asociada a ese documento transmitido y formar un nuevo estado mental a partir de la misma, podemos afirmar que se ha producido...